8 reglas de etiqueta de Zoom que todos deben seguir Estos consejos fáciles de seguir harán que sus reuniones de Zoom sean más dinámicas y productivas.
Por John Boitnott Editado por Jessica Thomas
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales
Las reuniones de Zoom son ahora un elemento básico en nuestra vida cotidiana y no muestran signos de desaparecer , incluso cuando muchos empleadores dan la bienvenida a los trabajadores a sus oficinas. Los desafíos y beneficios de las videoconferencias pueden ser muy diferentes a las reuniones en persona, lo que significa que las reglas que debemos seguir durante las reuniones de Zoom a menudo también son diferentes.
Algunos tienen muchos años de experiencia con Zoom y otras plataformas como Skype o Microsoft Teams, mientras que millones de otros no. Estos ocho consejos de etiqueta para reuniones de zoom ayudarán a garantizar reuniones virtuales más cohesivas y productivas para todos.
1. Sea puntual
Con el beneficio de llevar sus reuniones desde cualquier lugar, es especialmente importante que llegue a tiempo a sus reuniones en línea. Los problemas de tráfico, líneas y automóviles ya no son razones válidas para retrasos, por lo que cuando llega tarde a una reunión de Zoom, simplemente no hay excusa. Planifique con anticipación y asegúrese de estar listo y en su computadora unos minutos antes de que comience la reunión.
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2. Presta atención a silenciar
Uno de los pasos en falso de Zoom más perturbadores (y vergonzosos) es cuando te olvidas de silenciarte en una reunión de Zoom. No hace falta decir que los ladridos de perros, los niños ruidosos y otros ruidos de fondo distraen mucho a los demás participantes. Afortunadamente, hay una solución simple para esto. Preste atención a la configuración de su reunión y a la función de silencio. Cuando no estés hablando, asegúrate de silenciarte.
Por otro lado, cuando sea el momento de hablar, tómese un segundo más para verificar el botón de silencio. Todos hemos cometido el error de hablar antes de activar el sonido, pero tomarse el tiempo para activar el sonido antes de hablar le evitará la vergüenza y la molestia de repetirse.
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3. Aprenda los controles
Aunque el silencio es posiblemente el control más importante en su ventana de Zoom, especialmente como participante, hay muchas otras herramientas que debe conocer antes de organizar una reunión de Zoom.
Por ejemplo, si su sala de espera está habilitada, deberá admitir participantes antes de que puedan unirse a la reunión. Esté atento a la sala de espera, ya que nada es más frustrante para los participantes que perder partes de la reunión porque estaban atrapados en el limbo de la sala de espera.
Si planeas compartir tu pantalla durante una reunión, haz un plan de antemano. Solo los anfitriones y coanfitriones de reuniones de Zoom pueden compartir automáticamente sus pantallas, así que téngalo en cuenta cuando se prepare para la reunión.
Por último, familiarícese con otras funciones de organizador de Zoom, como grabar la reunión y silenciar a otros asistentes a la reunión, para ahorrar tiempo y frustraciones a largo plazo.
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4.Convierte a alguien en coanfitrión
Si administrar los controles es demasiado para hacer malabares mientras organiza una reunión de Zoom, haga que alguien sea el coanfitrión al comienzo de la reunión para que pueda manejar cualquier tarea administrativa.
Para asegurarse de que su reunión de Zoom se desarrolle sin problemas, coordine con anticipación con la persona que será el coanfitrión para repasar rápidamente sus responsabilidades. Delegar ese rol también puede ser una buena manera de animar y animar a los miembros del equipo dándoles un poco de influencia o autoridad.
5. Usa videos cuando puedas
Mantener el video encendido durante una reunión de Zoom es bueno para todos. Ver a todos los participantes en una videollamada ayudará a las personas a conocer las reacciones de los demás y hará que la reunión sea más atractiva para todos los involucrados.
Saber que está en video también lo ayudará a mantener el rumbo durante la reunión. Como mínimo, encender el video te ayuda a permanecer sentado y mirar la pantalla.
6. Evite la multitarea
Aunque es más fácil decirlo que hacerlo, resista la tentación de realizar múltiples tareas. Otros pueden saber cuándo está revisando su correo electrónico o trabajando en otro proyecto. Trate una reunión de Zoom como una reunión en persona y dedíquele toda su atención.
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7. Haga "contacto visual"
El contacto visual es clave para crear una reunión más dinámica y atractiva, pero lograr esta hazaña no es exactamente intuitivo. El primer paso para "hacer contacto visual" con los demás participantes es tener la cámara al nivel de los ojos. Si está usando una computadora portátil, considere comprar un soporte para computadora portátil para elevar su cámara.
A continuación, intente mirar su cámara web para dar la ilusión de que está mirando directamente a los otros miembros de la reunión. Evite mirarse a sí mismo y limite la cantidad de miras a otros participantes.
Para hacerlo más fácil, puede hacer clic en los puntos suspensivos al costado de su video y seleccionar "Ocultar vista propia". Esto ocultará el video de usted mismo en su pantalla, pero aún permitirá que otros participantes de la reunión lo vean en video.
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8. Pausa más a menudo
La dispersión deliberada de pausas a lo largo de una reunión, presentación o discusión de Zoom puede ayudar a garantizar que todos estén en la misma página. Una pausa semi-larga mientras habla puede ayudar con los tiempos de espera y permitir que todos se pongan al día con lo que está diciendo. Hacer una pausa también reducirá la probabilidad de que los participantes hablen entre sí.
Aunque hacer una pausa mientras habla puede parecer un poco antinatural al principio, pronto se dará cuenta de que dejar un espacio más largo entre los puntos de conversación producirá una llamada de Zoom más funcional y productiva.
Mantente abierto a un nuevo tipo de reunión
Adoptar una buena etiqueta de Zoom puede ser intuitivo o difícil, según su experiencia. Si no ha tenido mucho tiempo para absorber las complejidades de cosas como fondos virtuales, administrar participantes o compartir pantalla mientras usa Zoom, todo el proceso puede ser un poco frustrante al principio. Sin embargo, quédate con eso. Tómese su tiempo, familiarícese con las distintas plataformas de videoconferencia y mantenga una actitud abierta. Su etiqueta de Zoom pronto será tan nítida como la que haya manejado alguna vez en una reunión en persona.
