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Empresas de todos los tamaños podrán dejar atrás lafacturación tradicional. Ahora ya es posible emitir comprobantesfiscales de manera electrónica y por casi la mitad del costo

Por Xavier Villegas

El tiempo en el que algunos negocios tenían que destinar un gran espaciopara almacenar sus facturas, invertir tiempo para enviarlas a sus clientes pormedio de mensajería o una persona de la empresa quien &flashquotpudiera hacer elfavor&flashquot, está por ver su fin.

El Sistema de Administración Tributaria (SAT), liberórecientemente los lineamientos para la elaboración de facturaselectrónicas, documentos que se obtienen de una planillaelectrónica con los datos del contribuyente y que se pueden guardardigitalmente. Con este sistema, ya no es necesario acudir con un impresorautorizado para su emisión.

Nora Caballero, directora de Asistencia al Contribuyente del SAT, estima que:&flashquotLas empresas que hoy en día realizan operaciones electrónicas,pueden reducir cerca del 50 por ciento de su costo, en comparación conel sistema tradicional de facturas en papel&flashquot.

Caballero precisa que, en promedio, una empresa puede gastar unos cincodólares en producir y procesar una factura, mientras que al realizar elproceso vía electrónica el gasto disminuye a 2.5 dólares.Además, &flashquotse evitan las correcciones y los trámites, inclusive, lanecesidad de espacio para archivar facturas&flashquot, anota Luis Lledó, gerentede Mercadotecnia de Asociación Mexicana de Estándares para elComercio Electrónico, (AMECE).

Wal-Mart, Gigante, Chedraui y la telefónica Alestra, ya trabajan conestos comprobantes digitales con varios de sus principales proveedores,según AMECE.

Papel virtual

Para facturar electrónicamente, el emprendedor que gane más de$300,000 pesos (excepto cuando tengan tarjeta tributaria) debe tener toda sucontabilidad en formato electrónico y tramitar su FirmaElectrónica Avanzada (FEA), en el SAT.

La FEA es un conjunto o bloque de caracteres que viaja junto con un documento omensaje electrónico y acredita al autor o emisor del mismo.

Jannet León, coordinadora de Comunicaciones Electrónicas de laAMECE, comenta que la adquisición de la FEA no tiene ningúncosto.

Por su parte, Caballero detalla que la firma electrónica puede crearse através de la página en Internet del SAT (http://www.sat.gob.mx),y después asistir personalmente a las oficinas de la Secretaríade Hacienda y Crédito Público. Agrega que las facturaselectrónicas emitidas por personas morales o físicasrequerirán de un certificado de sello digital emitido por el SAT.

En el caso de personas morales, deberá asistir su representante legalcon poderes generales para actos de dominio o de administración. &flashquotElsello digital es inalterable y se vincula al comprobante fiscal digital con laempresa emisora, de está manera se evita la proliferación decomprobantes fiscales apócrifos&flashquot, informa el funcionario.

Cómo funciona

Cubiertos los requisitos y aprobados por el SAT, se emitirá unaplantilla electrónica con los siguientes datos: folios, número deserie de certificado del sello digital, sello digital autorizado y la leyenda&flashquotEste documento es impresión de un comprobante digital&flashquot.

Una factura digital debe ser llenada como se hace hasta ahora, ocupando loscampos de fecha, cliente, concepto, entre otros. La única diferencia esque se tendrán que añadir los siguientes campos: un folioespecial asignado por el SAT; cadena original o número de serie queresume los datos de la factura, y un sello digital que se obtiene mediante unaclave privada.

El emisor debe firmar electrónicamente cada factura que se emita, deesta manera certificará que envió el mensaje original, ya queéste es imputable al emisor por medio de las claves que sóloconoce él mismo; con este mecanismo es posible comprobar quiénparticipó en la transacción.

A su vez, los clientes podrán verificar la validez del comprobanterecibido, ingresando al portal del SAT en la sección deValidación de Certificados Digitales. Obligatoriamente, se debe daracuse de recibo al emisor, de lo contrario, al cabo de tres días elemisor puede dar por sentado que el recibo está en el poder delreceptor.

Una vez realizado este proceso, puedes enviar el documento por cualquier medioelectrónico a tu cliente para que proceda con los trámitesconsecuentes. No es necesario imprimir la factura, ya que estos documentoselectrónicos tienen la misma validez oficial que las tradicionales,aunque se recomienda tenerlos en archivo de respaldo.

Es importante destacar que se debe enviar un informe mensual al SAT, medianteun documento electrónico, acerca de las facturas que se emitan. Esteprograma se encuentra disponible en (http://www.sat.gob.mx).

¿Qué pasaría si hubiera correcciones o cancelaciones sobrelas facturas? De acuerdo con el SAT, el procedimiento es el mismo que con losdocumentos en papel. En cuanto a notas de crédito todo permaneceigual.

La única diferencia entre los procedimientos de la facturaelectrónica con las facturas tradicionales, es su formato deemisión, entrega y almacenamiento, a través de medioselectrónicos. El contenido y todo lo relacionado a éste es elmismo.

No puede haber una administración mixta, es decir, que se combinefacturas electrónicas y de papel. Una vez optado el sistemaelectrónico, todo se debe conservar bajo este formato.

Opción para tu empresa

Las pequeñas y medianas empresas, pymes, no tienen excusa alguna paraquedarse fuera del uso de esta nueva posibilidad tecnológica, ya quecompañías como Estafeta, Freezecode y SVIS, entre otras, ofrecenel servicio de facturación y almacenamiento de datos. Asimismo, existenvarias opciones para subcontratar el servicio de facturaciónelectrónica .

Oscar Howell, director de Sistemas y Telecomunicaciones de Estafeta,explicó que las Pyme que requieran facturar electrónicamentepuede adquirir el servicio a precios muy económicos.

&flashquotEn promedio la facturación electrónica puede costar cerca de $3pesos por documento&flashquot, estimó el directivo de BuzónElectrónico, José Luis Cortés.

Por su parte, Howell considera que una vez que una Pyme se decida a facturarvía electrónica a través de un tercero, laimplementación de los elementos para llevar a cabo el proceso puedehacerse en un mes.

Debido a que las necesidades de cada compañía son distintas, esnecesario acercarse a cualquiera de la empresas que presentan este serviciopara definir sus necesidades, ya sea de facturación electrónica ode almacenamiento de datos.

José Antonio Armendáriz, director general de Estafeta, destacaque mediante la factura electrónica, las compañías detodos los tamaños tendrán mayor rapidez en la cobranza,ahorrarán costos de impresión y envío, eliminaránprocesos de captura de datos; optimarán la conservación dedocumentos y tendrán más seguridad en su información.

También las personas físicas

Podrán emitir facturas electrónicas las personas físicaso morales que tengan certificado de firma electrónica avanzada vigente ylleven su contabilidad en sistemas electrónicos. Requisitos:

*Certificado vigente de firma electrónica avanzada

* Poseer, almenos, un certificado de sello digital

* Contar con un determinado rango defolios asignados por el SAT

* Que al asignarse el folio y, en su caso laserie, el sistema electrónico en que se lleve la contabilidadefectúe simultáneamente el registro contable en las cuentas ysubcuentas afectadas por cada operación

* Reportar mensualmente lainformación de las facturas emitidas utilizando la aplicación DEM

Fuente: SAT http://www.sat.gob.mx

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