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Simple y Llanamente

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Simple y Llanamente Simple y Llanamente Sin Complicaciones

Simple y Llanamente

Mantén tu comunicación escrita clara y concisa y verásresultados sorprendentes en tu negocio

Por Rosemarie Ostler

Sin importar cuál sea su negocio, los empresarios tarde o tempranotienen que redactar memos para el personal, propuestas a clientes, informes aaccionistas, cartas a vendedores o solicitudes a diferentes oficinasgubernamentales. En pocas palabras: se enfrentan a la necesidad de escribir.

Annetta Cheek, coordinadora de lenguaje sencillo del National Partnership forReinventing Government, en Washington, D.C., aconseja atajar esta tareahaciendo uso de un lenguaje sencillo, pues ahorra tiempo y dinero.

Actualmente, incluso las oficinas de gobierno tienden a simplificar suscomunicados, antes tan complejos. Producto de esta actitud es el&flashquotMemorándum Presidencial Sobre Lenguaje&flashquot que, en 1998, envió elgobierno de Estados Unidos a todas sus dependencias. Ahí se estipulabaque, para el año 2002, la &flashquotburocratés&flashquot debería traducirsea Inglés común y corriente.

Sin importar qué se estile en tu medio empresarial, usar lenguajesencillo es un acierto. Los clientes valoran propuestas y contratosinteligibles a la primera. Al respecto, Cheryl Stephens, cofundadora de PlainLanguage Consultants Network, dice: &flashquotAsí, tus documentos se conviertenen instrumentos de mercadotecnia. Ganarás ventaja competitiva al ofrecera los clientes información clara y precisa.&flashquot

Tu empresa también obtiene otros beneficios. Por ejemplo, los documentosescritos en lenguaje sencillo representan menos complicaciones en demandas yjuicios, pero, sobre todo, esta táctica ahorra dinero. Y para muestra,un botón: Federal Express se ahorró horas hábilesequivalentes a US$400,000 gracias a que utilizó lenguaje sencillo en sumanual de operaciones.

Seguir el ejemplo de Federal Express no es tan difícil como parece.Sólo se requiere concentrarse en tus objetivos de comunicación.

Sin Complicaciones

A continuación, te presentamos algunos principios básicos que teserán de gran ayuda:

1. Organiza el documento. Redacta y organiza el texto para facilitarle la vidaal lector. Sigue un orden lógico.

2. Evita la jerga y las palabras de difícil comprensión. Elimina,en la medida de lo posible, los términos técnicos o legales,acrónimos y abreviaturas.

3. Evita la verborrea. Usa frases cortas y verbos en voz activa. Al respecto,Cheek afirma que los dos problemas principales del lenguaje burocráticoson el uso de la voz pasiva y las frases interminables. La frase promedio debetener 20 palabras o menos. Con frecuencia la gente añade palabras quecarecen de significado.

4. Dirígete al lector. Al escribir &flashquotusted&flashquot, en vez de &flashquotel suscrito&flashquot, &flashquotelempleado&flashquot, &flashquotel solicitante&flashquot o &flashquotel representante de la otra parte&flashquot,captarás más fácilmente la atención del lector.

5. Usa un formato atractivo. Nada es más pesado que una página arenglón seguido y con párrafos eternos. Utiliza títulos ysubtítulos para orientar la lectura. Las listas también sonútiles. Diseña un formato sencillo y agradable que facilite lalectura. Así, tu mensaje seguramente será leído conatención.

6. Piensa en lo mucho que tú mismo aprecias un documento conciso y bienredactado, y descubrirás el valor del lenguaje sencillo.