Controla tu red de sucursales

Si tu negocio entró en una etapa de expansión, es muy importante que no pierdas el manejo de la operación diaria. Usa la tecnología a tu favor.
Controla tu red de sucursales
Crédito: Depositphotos.com

La apertura de una o varias sucursales de una empresa es siempre una buena noticia. Pero ya sea que se trate de nuevas oficinas o una planta de producción adicional, también es cierto que la expansión representa todo un reto. Cuando ya hay varias unidades en operación, muchos emprendedores sienten que el tiempo no es suficiente para mantener todo en orden y que no hay forma de controlar los costos de operación. Y que la comunicación se hace cada vez más complicada.

Cuando Luis y Juan Carlos Lavín, socios fundadores de Photofolio -una franquicia de regalos y novedades con diseños originales-, abrieron su primer local en Monterrey, Nuevo León, hace 19 años, no imaginaron que llegarían a administrar 27 unidades en todo el país. Y que además, lo harían con una operación eficiente y rentable. ¿Cómo lo lograron? Haciendo de la tecnología su mejor aliada.

Softwares de planeación
En 2005, los hermanos Lavín decidieron tomar medidas drásticas para recuperar el control sobre los procesos del negocio. El panorama era complicado: había poca claridad en cuanto a los márgenes de ganancia, no podían monitorear el desempeño de los sistemas de producción y los gastos de la compañía se incrementaban de forma paulatina.

La solución fue adquir un software amigable, robusto y orientado a las pequeñas empresas que requieren satisfacer necesidades básicas, como contabilidad, elaboración de informes, logística y automatización de la fuerza de ventas. O un ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), un programa para la planeación de los recursos de un negocio.

En el caso de Photopholio, optaron por la solución SAP Business One. Con el apoyo de la tecnología, la compañía pudo aumentar su eficiencia en el área de compras, al ser capaces de calcular el costo exacto de cada uno los productos, establecer de una manera más sencilla el margen de precios al mayoreo y menudeo, y hacer proyecciones financieras con fundamentos. 

En el mercado hay varias opciones en materia de soluciones de administración, que pueden ajustarse con diferentes módulos para diseñar la mejor alternativa para cada presupuesto. SAP, por ejemplo, ofrece servicios adicionales como soporte, mantenimiento y financiamiento.

Recuerda que el control de las operaciones es únicamente una fase de la administración. De hecho, es el último paso de un proceso que incluye la planeación, organización y dirección. Consiste en verificar que todo se realice conforme al programa, a las disposiciones establecidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de identificar las faltas y los errores, a fin de corregirlos y evitar que se repitan.

Telefonía IP
De acuerdo con los analistas, el gasto más importante en lo referente a tecnología para una pequeña o mediana empresa (Pyme) se encuentra en los servicios de comunicación. ¿La solución? La telefonía IP o las "comunicaciones unificadas" -como le llaman algunas empresas-. Se trata de un servicio que, a diferencia de las compañías tradicionales, permite la transmisión de la voz en forma digital a través de Internet.

La principal ventaja que ofrece este tipo de servicio es el menor costo y el acceso a paquetes especiales que incluyen, por ejemplo, llamadas locales ilimitadas. Además, en el caso de proveedores de televisión por cable, puedes contratar combos de servicios a precios muy convenientes, que incluyen Internet, telefonía y televisión. Esta tecnología permite agregar servicios adicionales como buzón de voz, servicios de conmutador para marcar a cualquier sucursal como si fuera una extensión de una misma oficina, enrutamiento inteligente y videoconferencia. 

Inmega Investigaciones es una empresa con 10 años de experiencia en estudios de mercados. Su labor consiste en ofrecer a sus clientes información para que tomen mejores decisiones en temas como publicidad, lanzamiento de nuevos productos y canales de comercialización. Por la naturaleza de este negocio, su principal herramienta es la comunicación telefónica.

En 2007, la compañía cambió de la telefonía tradicional a una solución de telefonía IP, de Alestra. La empresa necesitaba disminuir los costos en larga distancia. Según Armando Peña, responsable administrativo de Inmega, lo que los hizo decidirse por una solución de Voz sobre IP (VoIP) fue la complejidad de la infraestructura de la empresa.

Meses después, contrataron otros servicios como un asistente virtual, la comunicación entre las sucursales con sólo marcar una extensión y un buzón de voz, que ha permitido a los operadores disminuir el número de llamadas perdidas. Además, con la tecnología de Alestra obtienen un reporte detallado sobre cuánto dura cada llamada, desde qué terminal se realizó y qué resultado se obtuvo en cada una.

Existen otras alternativas en el mercado, como la empresa Getronics, la cual incluso ofrece soluciones específicas para franquicias al integrar aplicaciones de software en los teléfonos IP. Debido a que están conectados a la red, estos dispositivos también pueden utilizarse para la captura y despliegue de información, interactuando con cualquier área o departamento dentro de una empresa.

"En tiempos en los que cada peso cuenta, las franquicias son candidatos ideales para utilizar comunicación unificada ya que algunas de ellas tienen cientos de puntos de venta y la comunicación con sus oficinas corporativas es constante para homologar sus operaciones", explica David Glait, director general de Getronics México.

Videovigilancia
En algunos casos, sobre todo si se trata de tiendas detallistas y plantas de producción, resulta imprescindible observar y vigilar de forma permanente lo que sucede en cada sucursal. Tal es el caso de OXXO, cadena comercial con más de 6,000 tiendas en el país que ofrece un servicio de 24 horas. 

Con tal cantidad de sucursales y los riesgos de seguridad que implica operar durante todo el día, la solución fue contratar sistemas de videoseguridad. A partir de la implementación de esta tecnología, la empresa puede grabar en video todas las actividades, controlar el desempeño de sus empleados, mantener un mayor nivel de seguridad y, en definitiva, ofrecer una mejor atención al público.

Un sistema básico de videovigilancia de la empresa Pelco, por ejemplo, incluye dos cámaras y un grabador, el cual cuenta con la funciones de observación en vivo, reproducción de video y permite el acceso remoto al sistema. Así, desde cualquier ubicación, el propietario de un negocio puede supervisar su operación diaria con sólo una conexión a Internet. Este kit cuesta alrededor de US$1,500 y permite el monitoreo de videovigilancia y la grabación en discos especiales, para ser revisados en cualquier momento.

Hoy, los administradores de OXXO no sólo saben que sus sucursales son más seguras y que será más sencillo identificar a los responsables de algún delito, sino que además cuentan con un control más preciso de lo que ocurre en cada sucursal y han logrado que los empleados sean más amables con el público y aumenten su productividad.

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5 tips para no perder el timón

1. Recuerda que para mantener el control hay que medir en forma periódica los resultados de la estrategia y proponer cambios cuando sea necesario. No tienes que estar presente en cada sucursal, siempre que cuentes con información precisa sobre cada una y puedas comunicarte fácilmente con sus responsables.

2. Rodéate de gente talentosa. Contar con un equipo eficiente y con capacidad de reacción te permitirá delegar. También es importante que promuevas el crecimiento de tu staff, tanto con capacitación como dándoles mayores responsabilidades.

3. Delega correctamente. En este punto tienes que establecer las metas, definir los recursos necesarios para alcanzarlas y medir resultados. Es conveniente dejar trabajar al equipo e intervenir únicamente cuando sea necesario.

4. Informa a los empleados hacia dónde va y debe ir el negocio. Mientras más conozcan la empresa, se sentirán más comprometidos y, en consecuencia, trabajarán más para alcanzar los objetivos establecidos.

5. Adquiere las herramientas necesarias para contar con un verdadero "control remoto" que te permita manejar ciertos procesos a distancia. No sólo se trata de adquirir tecnología, sino de contratar consultores que puedan ayudarte en ese proceso.

 


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