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Técnica Pomodoro: porque cada segundo cuenta

¿Qué pasaría si trasladáramos la precisión milimétrica de la cocina a nuestro espacio de trabajo?
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¿Alguna vez has usado esos temporizadores en forma de verduras para cocinar? Son ideales para recordarte que apagues el sartén antes de que se queme tu guisado, hiervas un huevo el tiempo preciso o saques la pizza del horno en el instante correcto… ni un minuto más, ni uno menos.

¿Y si trasladáramos esta precisión milimétrica de la cocina a nuestro espacio de trabajo? El temporizador que te permite calcular el tiempo de cocción de una pasta también puede ayudarte a ser más productivo en tu trabajo. O cuando menos eso piensa Francesco Cirillo, el creador de la llamada Técnica Pomodoro, tan popular que ya ha sido adoptada por decenas de empresas alrededor del mundo.

En 1990, Cirillo era un estudiante de negocios en la Universidad Internacional Guido Carli, en Roma. Fue ahí donde descubrió el enorme impacto de establecer un tiempo para cada actividad. “Me distraía fácilmente, sentía que no podía enfocarme”, explica. “Así que decidí ponerme un reto a mí mismo: estudiar durante 10 minutos sin interrupción”. Usó un temporizador de cocina con forma de tomate para registrar el tiempo exacto.

Le tomó varias pruebas, pero con la práctica y la repetición, esta herramienta mejoró su proceso de estudio. Eventualmente, 10 minutos de enfoque se convirtieron en 25. Un par de años después, usó el temporizador en su trabajo como desarrollador de software para un banco europeo, y encontró que fortalecía su productividad. Nombró su sistema la Técnica Pomodoro.

Cirillo compartió la idea con sus compañeros de trabajo, quienes encontraron que les era sumamente útil. Después de varios años de hacer observaciones y ajustes, encontró que la sesión de trabajo de 25 minutos maximizaba la atención y minimizaba las posibilidades de ser interrumpido o distraerse. Escribió un libro gratuito para compartir su técnica (puedes descargarlo en su sitio web). Para su sorpresa, ¡fue descargado más de dos millones de veces!

Al dividir el trabajo en intervalos regulares y repetitivos, los emprendedores reducen la ansiedad, mejoran su capacidad de concentración y fortalecen su determinación para cumplir metas, asegura Cirillo, quien en 2010 creó los talleres Pomodoro para ayudar a los propietarios de startups a hacer un uso efectivo de su tiempo. Estos son cinco pasos sencillos que te ayudarán a comenzar:

1. Enlista tus tareas

Al principio de cada día, escoge las cosas que quieres hacer y escríbelas en tu lista de pendientes.

2. Pon un tiempo a cada actividad

Comienza con una sesión de 30 minutos, compuesta por 25 minutos ininterrumpidos de trabajo y 5 de descanso. Pon el temporizador en 25 minutos e inicia la primera actividad. Posiciónalo de tal forma que puedas ver claramente cuánto tiempo te queda. Cuando suene la alarma deberás terminar. Marca la actividad con una “x” en tu lista de pendientes.

3. Toma un descanso

Cuando suene el temporizador deja de trabajar, incluso aunque estés convencido de que puedes completar la tarea en los minutos siguientes. “Este ‘break’ de 3 a 5 minutos te dará el tiempo necesario para desconectarte del trabajo”, explica Cirillo, quien sugiere usar este tiempo para hacer algo bueno por la salud. ¿Tomar un paseo corto, quizá?

4. Repite

Después de cada pomodoro, marca con una “x” cada tarea que hayas completado. Toma un descanso breve y comienza la siguiente actividad. Cada 4 pomodoros toma un descanso más largo, de unos 15 a 30 minutos.

5. Revisa los resultados

Examina tu lista de pendientes al finalizar el día: te revelará información valiosa. El número de “x” colocadas después de cada tarea te ayudará a estimar el tiempo que te tomará completar proyectos futuros. Asimismo, te ayudará a medir tu productividad: el número de pomodoros que completes cada día reflejará cuánto tiempo te enfocas realmente en tu trabajo.

“Aplicar la Técnica Pomodoro en un negocio pequeño es una solución ganar-ganar”, explica Cirillo. “Los propietarios de los negocios tienen la oportunidad de observar de manera objetiva sus procesos de trabajo y encontrar las áreas donde necesitan mejorar”.

Y tú, ¿qué técnica empleas para concentrarte en el trabajo?