Consultoría

4 claves para responder a correos negativos

Saber qué palabras usar puede ser la diferencia entre una comunicación profesional o un malentendido mayor.
4 claves para responder a correos negativos
Crédito: Depositphotos.com

Los mails ofensivos, agresivos o crueles, de esos que no necesitan signos de admiración o tener mayúsculas para expresar odio o sarcasmo, se conocen como “incendiarios” y tienen una cosa en común: una total y absoluta falta de inteligencia emocional. Estas cuatro estrategias son métodos comprobados para mantener tus emociones dentro de lo razonable antes de responder a estos correos, tuits y comentarios negativos.

1.  Aprende de Abraham Lincoln

¿Cómo alguien que vivió más más de un siglo antes de que existiera Internet puede enseñarte etiqueta en la red?

Bueno, Lincoln escribía cartas ofensivas a sus rivales políticos, pero jamás las enviaba. Descargaba su frustración en papel y luego las guardaba en un cajón. Al día siguiente, cuando la intensidad de sus emociones se había aplacado, escribía y mandaba cartas más amigables y conciliadoras.

Haz lo mismo con estos mensajes. Puede que tus emociones sean válidas, pero eso no significa que reaccionar en el momento te beneficie.

Sacúdete la ira, guarda el borrador y vuelve a él más tarde, cuando te hayas tranquilizado. Para entonces, volverás a ser suficientemente racional para editar el texto y reducir a su mínima expresión las partes ofensivas o, mejor aún, reescribirlo en un tono más amable.

2. Conoce los límites de tu humor

Utilizar burlas y sarcasmos puede ser muy peligroso porque es difícil de detectar cuando estás incurriendo en ellos.

Al comunicarte en línea, tu mensaje puede malinterpretarse con facilidad en ausencia del lenguaje corporal para explicarlo, y no estarás ahí para suavizar el golpe cuando tu broma no sea recibida como pretendías.

Por eso, en el mundo virtual es mejor mantenerse dentro de la frontera de lo amigable y lo profesional.

3. Recuerda que hablas con personas

El psicólogo John Suler descubrió que quienes se comunican en línea tienen un “efecto de desinhibición”, pues sin una retroalimentación en tiempo real y cara a cara, no les preocupa si ofenden al otro.

La próxima vez que recibas un mensaje grosero, mete el freno antes de contraatacar. Imaginar al remitente y evaluarlo, a menudo basta para extinguir el fuego antes de que se salga de control. ¿Podría ser que la persona hubiera malinterpretado un mensaje previo que le enviaste? ¿Tal vez esté bajo presión o, simplemente, esté teniendo un mal día? Colocarte del otro lado del monitor te brindará la perspectiva que necesitas para evitar que la situación pase al siguiente nivel.

4. Uso de ;-) :-( :-O

Algunas personas u organizaciones creen que las caritas, guiños y otros símbolos de emociones digitales son poco profesionales y están fuera de lugar. Sin embargo, investigadores holandeses han demostrado que cuando se usan apropiadamente, estos pueden mejorar o realzar el tono deseado de un mensaje.

El equipo concluyó que los emoticones “cumplen las mismas funciones que el comportamiento no verbal”. Considerando que éste representa entre 70 y 90% de un mensaje en la comunicación tradicional, habría que desechar este estigma.

No estoy sugiriendo que sonrías  o hagas gestos en cada mensaje; sólo no temas soltar un rápido :-) la próxima vez que quieras mantener un tono coloquial.