მენეჯმენტი

როგორ მოვიქცეთ თუ დრო არასოდეს არის საკმარისი?!

მუშაობის შენელებას არ გირჩევთ, მაგრამ ასეც რომ იყოს, ალბათ არ დამიჯერებდით
როგორ მოვიქცეთ თუ დრო არასოდეს არის საკმარისი?!
ფოტო: Gerd Altmann, Pixabay
Entrepreneur-ის კონტრიბუტორები საავტორო სტატიებში გამოხატავენ მათ პირად მოსაზრებებს.

You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.

მოდით,სიმართლე ვთქვათ − ანტრეპრენერთა უმრავლესობას დრო არ ყოფნის. მთელი კვირა განუწყვეტლივ მუშაობთ და კვირის შვიდი დღე რომ გადის, მერვეს ნატრობთ, რათა დაასრულოთ ის, რაც ვერ მოასწარით. ამ წარმოსახვით დღეს თავისი სახელი აქვს − როდინობის კვირა.

როდესაც ასე ბევრს მუშაობთ, იმასაც ვეღარ ამჩნევთ, როდის იწყება და მთავრდება თქვენი სამუშაო კვირა. კიდევ უფრო რთულია სტარტაპის მიღწევებისთვის თვალის მიდევნება და პროგრესის ზუსტად განსაზღვრა. ამ დროს პროცესების სწრაფად წარსამართად გარკვეული სტრუქტურის შექმნა აუცილებელია.

მუშაობის შენელებას არ გირჩევთ, მაგრამ ასეც რომ იყოს, ალბათ არ დამიჯერებდით, რადგან კვირის ახალი დღის შექმნა ნამდვილად არ შეგიძლიათ, მეტის მოსასწრებად კი იმ საათებში უნდა ჩაეტიოთ, რომელიც გაქვთ.

ამ წლების განმავლობაში სხვებისგან რამდენიმე სტრატეგია ვისწავლე. თითოეული უკვე კარგად არის გამოცდილი. ჩვენი სამუშაო დღეები ამ რჩევების დახმარებით მაშინ განვსაზღვრეთ, როდესაც ჩვენი გუნდი თვეობით თავდაუზოგავად მუშაობდა სტარტაპის გასაშვებად. შრომის ნაყოფიერებაც მაქსიმალურად გავზარდეთ და მიზანსაც მივაღწიეთ.

რჩევა 1: დასახეთ პრიორიტეტები და გამარჯვებები აღნიშნეთ

ხშირად ისეთივე მნიშვნელოვანია განსაზღვრა, მიზნებისკენ მიმავალ გზაზე პროგრესს მიაღწიეთ თუ არა, როგორც ამ გეგმების დასახვა. როდესაც მაქსიმალური სიჩქარით მუშაობთ, ერთი კვირის გატარებაც კი მკაფიო პრიორიტეტების გარეშე შესაძლოა საქმის ნამდვილი ღალატი აღმოჩნდეს. ამის შემოწმებას შემდეგი შეკითხვებით შეძლებთ: პრიორიტეტებზე ყველას აქვს ყურადღება გამახვილებული? ყველა თანახმაა, რომ ამ კვირის განმავლობაში ყველაზე მნიშვნელოვან საკითხზე მუშაობა კომპანიას ფასეულ შედეგებს მოუტანს? თუ დღევანდელ მდგომარეობას შევადარებთ, სამი თვის შემდეგ რა შედეგები გვექნება?

Clearcover-ში პროექტების მენეჯმენტის მეთოდს ვიყენებთ (OKR „მიზნები და მთავარი შედეგები“), რომელიც ჩარჩოა ნებისმიერ დონეზე მიზნების დასახვისათვის − კომპანიის სტრატეგიით დაწყებული, ყოველკვირეული პრიორიტეტებით დამთავრებული.

ამ მეთოდის „მიზნების“ ნაწილი ადამიანების მოწოდებას გულისხმობს, რომ გაერთიანდნენ − ეს უზომოდ მნიშვნელოვანი, მასშტაბური და ცოტა არ იყოს შიშისმომგვრელია. წარმოიდგინეთ, მთელ გუნდს უბიძგებს, ყოველ დილას გაიღვიძონ. „მთავარი შედეგები“ კი რაოდენობრივი საზომებია ამ მიზნების მიღწევის გზაზე.

„მიზნებისა და მთავარი შედეგების“ პროცესის გავლა მიმართულების ზუსტად განსაზღვრაში ნამდვილად დაგეხმარებათ, მაგრამ აუცილებელ გარანტიას ვერ შეგიქმნით, რომ ამ მიზნების შესრულებისკენ მიმავალ გზაზე პროგრესს მიაღწევთ.

სწორედ ამიტომ, ყოველი კვირის ორშაბათ დღეს სამუშაოს ინდივიდუალური პრიორიტეტების დამუშავებას ვუძღვნით, მოსაზრებებს ერთმანეთს ვუზიარებთ. ამას „ორშაბათის ვალდებულებებს“ვეძახით. ეს შემოწმებები სამუშაოებს ყოველ კვირას აკავშირებს ერთმანეთთან და მისი მეშვეობით შეგვიძლია განსაზღვრა, რატომ ვაკეთებთ ამას და როგორ შეგვიძლია ერთმანეთის დახმარება.

გამარჯვებების აღსანიშნავად, ყოველ პარასკევს ვიკრიბებით. იმ გამარჯვებებისა, რომლებითაც ამ კვირაში ყველაზე მეტად ვამაყობთ. ამაში შედის თანამშრომლების დიდი და პატარა მიღწევებიც, და ისიც, რაც შეცდომების ან წარუმატებლობის წყალობით ვისწავლეთ. პარასკევობით Clearcover-ში ერთ თანამშრომელს იმ გაბედული რისკისთვის ვაჯილდოვებთ ფარშირებული ბანანით, რომელმაც არ გაამართლა. ჯილდო − ყვითელი პლუშის პრიალა ხილი, რომელიც გამარჯვებულის მაგიდას დაამშვენებს, იმის მაჩვენებელია, თუ რამდენად ვაფასებთ რისკს იმ შემთხვევაშიც კი, როდესაც ის არ ამართლებს.

ჩვენი „ორშაბათის მოვალეობებია“ და „პარასკევის გამარჯვებებია“ მთავარი მისია − მიზნების რეგულარულად დასახვა და პროგრესის განსაზღვრა, ამასთან  გუნდს მცირე ხნით შესვენების საშუალება ეძლევა. იმის გააზრების შესაძლებლობაც, თუ რას აკეთებს ყოველი თანამშრომელი მთელი დღის განმავლობაში და იმის შეფასებაც, თუ რას ნიშნავს თითოეულის შრომა საერთო წარმატებისთვის.

რჩევა 2: შექმენით სტრუქტურა გადაწყვეტილებების მისაღებად და დროის სამართავად

ანტრეპრენერებს უნდა შეეძლოთ სწრაფი გადაწყვეტილებების მიღება უზომოდ დინამიკურ გარემოში და ენერგია იმ სფეროებზე უნდა მიმართონ, რომლებიც ყველაზე დიდ გავლენას ახდენს მათ ბიზნესზე, რადგან უმნიშვნელო დავალებებსა და იდეალური არჩევანის გაკეთების მცდელობებზე შესაძლოა დიდი დრო დაიხარჯოს.

თანამშრომლების ყურადღების გასამახვილებლად მნიშვნელოვან ამოცანებზე „ეიზენჰაუერის ყუთს“ ვიყენებთ. იგი სისწრაფესა და მნიშვნელობაზე დაფუძნებული მოქმედებების კლასიფიცირებას ახდენს. მაგალითად: კლიენტების პრობლემების მოგვარება სასწრაფო და მნიშვნელოვან ამოცანად მიიჩნევა, იმ დროს, როდესაც ყავის დალევა იმ ადამიანთან ერთად, რომელმაც LinkedIn-ზე შეტყობინება გამოგიგზავნათ, ნაკლებად სასწრაფო და მნიშვნელოვანია. საქმეების კლასიფიცირებით, ამ კრიტერიუმებით თქვენი დროის უკეთ მართვას შეძლებთ და სიიდან ნაკლებმნიშვნელოვან მოქმედებებს ამოშლით. შედეგად, ნაკლებ დროში გაცილებით დიდ შრომის ნაყოფიერებას მიიღებთ. 

„ეიზენჰაუერის ყუთის“ შესავსებად, ხარჯებისა და შექცევადობის მატრიცას ვიყენებთ. ამის მეშვეობით სწრაფი გადაწყვეტილებების მიღებას ვუწყობთ ხელს.

როგორც „ეიზენჰაუერის ყუთი“, ისე ჩვენი Clearcover-ის მატრიცა მოქმედებების კლასიფიცირებას ორი მნიშვნელოვანი შეკითხვის საფუძველზე ახდენს.

  1. ეს გადაწყვეტილება ადვილად შექცევადია?
  2. თუ არასწორი აღმოჩნდებით, ძვირად დაგიჯდებათ?

თუ გადაწყვეტილება ადვილად შექცევადია და არცთუ ძვირი დაგიჯდებათ, მის გადაწყვეტაზე დროს ნუ დახარჯავთ, ექსპერიმენტები გააგრძელეთ. ანალოგიურად, თუ გარისკვა მეტისმეტად დიდ ხარჯებს მოითხოვს და ცვლილებები მნიშვნელოვანია, თანამშრომლებმა გადაწყვეტილებების მიღების კარგად გაანალიზებულ პროცესში უნდა მიიღონ მონაწილეობა.

ხარჯების შექცევადობის მატრიცა გუნდის წევრებს საშუალებას აძლევს, სწრაფად წაიწიონ წინ და საკუთარი პროექტების დამოუკიდებელი ლიდერები გახდნენ. ასე რომ, სამუშაოს ხარისხი სიჩქარეს არასოდეს უნდა შეეწიროს მსხვერპლად.

რჩევა 3: ყურადღების მაქსიმალური კონცენტრაცია სცადეთ

გამაჩერეთ, თუ ეს ადრეც გსმენიათ: მიზანს კვირის დასაწყისში ისახავთ, თქვენს კალენდარში დროს გამოყოფთ და შემდეგ შუა მუშაობისას შეტყობინებებს იღებთ. ვიდრე ყველას გაეცნობით, ერთ საათი უკვე  დახარჯული გაქვთ სხვადასხვა ტექსტურ შეტყობინებასა და წერილზე.

ინტერნეტისა და ტექნოლოგიების „წყალობით“, ყურადღების კონცენტრაციას დიდი ხნის განმავლობაში ვერ ვახერხებთ. ამის გამო პროდუქტიულობის შენარჩუნება ორჯერ უფრო მნიშვნელოვანია. გათიშეთ ტელეფონი, კალენდრის შეტყობინებები და გარკვეული დროის განმავლობაში იზოლირება სცადეთ. Chrome-ის გაფართოებები, მაგალითად HabitLab მოსინჯეთ. ერთი შეხედვით უმნიშვნელო მოვლენებიც კი დიდ ყურადღებას მოითხოვს და სამუშაო რიტმიდან გაგდებთ, რაც საფრთხეს უქმნის იმ სამუშაოს, რომლის შესასრულებლად შრომის მაქსიმალური ნაყოფიერება აუცილებელია.

არ აქვს მნიშვნელობა იმას, თუ როგორი გულმოდგინებით ცდილობთ სამუშაოზე კონცენტრირებას − ელექტრონული წერილები და ზარები მაინც აუცილებლად ყველგან გიპოვიან. შესაძლოა მათზე სწრაფი პასუხის გაცემა  გსურდეთ, მაგრამ ამ სურვილს მედგრად გაუწიეთ წინააღმდეგობა. ტვინი გიბიძგებთ, ნელა იმოქმედოთ, ეს კი მარტივი ამოცანების დროულ და ზუსტ შესრულებასაც კი მეტისმეტად გაართულებს. უფრო კონცენტრირებული რომ გახდეთ, თქვენი სამუშაო დღის აუდიტის ჩატარებას გირჩევთ. მხოლოდ ამ შემთხვევაში დაინახავთ, რამდენ დროს ხარჯავთ სხვადასხვა ამოცანის შესრულებაზე და ზუსტად დაადგენთ, სად კარგავთ დროს. შემდეგ ისე უნდა მოაწესრიგოთ თქვენი დღის რეჟიმი, რომ მიზნების შესრულებაში ხელი არ შეგიშალოთ.

თქვენ ანტრეპრენერი ხართ და ამიტომ კვირის განმავლობაში არასოდეს გექნებათ საკმარისი დრო ყველა მიზნის მისაღწევად. თუმცა თუ ნათლად ჩამოაყალიბებთ თქვენს ყოველდღიურ პრიორიტეტებს, ყურადღებას გაამახვილებთ თქვენს გამარჯვებებსა და შეცდომებზე, გუნდსაც დაეხმარებით და დროსა და ყურადღებას სწორად მიმართავთ. ყველაზე დაკავებულიც რომ იყოთ, კვირის განმავლობაში ბევრის გაკეთებას შეძლებთ. ამას ის ანტრეპრენერებიც კი მოახერხებენ, ვისაც კვირაში მხოლოდ 7 დღე აქვს.

More from Entrepreneur

Terry's digital marketing expertise can help you with campaign planning, execution and optimization and best practices for content marketing.
Jumpstart Your Business. Entrepreneur Insider is your all-access pass to the skills, experts, and network you need to get your business off the ground—or take it to the next level.
Are you paying too much for business insurance? Do you have critical gaps in your coverage? Trust Entrepreneur to help you find out.

Latest on Entrepreneur