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Por qué el estar "siempre conectado" mata tu innovación y qué hacer para lograr desconectarte El identificar tu "mejor momento", la automatización estratégica y otras tácticas para que puedas trabajar bien sin interrupciones.

Por Aytekin Tank

Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales

Javier Zayas Photography | Getty Images

John McPhee ha sido llamado uno de los pioneros de la no ficción creativa. Finalista del Premio Pulitzer en cuatro ocasiones, ganó este prestigioso galardón por su libro Anales del Antiguo Mundo (Farrar, Straus and Giroux, 1998). En un próximo libro que aborda el concepto de la "productividad lenta", el autor Cal Newport comparte una anécdota sobre McPhee: mientras trabajaba en su primer artículo extenso para la revista The New Yorker, el autor pasó la mayor parte de dos semanas recostado en una mesa de picnic en su patio trasero, tratando de descubrir cómo hacer que la pieza funcionara. Aplicando nociones tradicionales de productividad, esos 14 días podrían parecer una pérdida masiva de tiempo. Pero en realidad, este período de reflexión en solitario fue una parte vital del proceso creativo de McPhee, un paso necesario para producir algo de valor.

Como sociedad, estamos obsesionados con la productividad. Para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, esto implica estar "siempre conectados", incluyendo estar digitalmente disponibles para los compañeros de trabajo y responder a los mensajes a medida que llegan. Pero como muestra el ejemplo de McPhee, a veces necesitamos desconectarnos y dejar que nuestras mentes divaguen para hacer un trabajo realmente bueno y significativo, lo que me gusta llamar "las cosas importantes".

En mi empresa, Jotform, hemos regresado de lleno a la oficina, pero con más de 450 empleados en siete oficinas en todo el mundo, la comunicación digital es una parte fundamental de nuestro trabajo colaborativo. Al supervisar todo eso, y aunque no puedo subirme a una mesa de picnic y contemplar las nubes durante un par de semanas, puedo planificar estratégicamente períodos de atención sin interrupciones.

Pero antes de abordar la disponibilidad las 24 horas del día, los siete días de la semana, revisemos por qué resulta esencial darte el permiso de desconectarte.

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El trabajo improductivo es la kryptonita del buen trabajo

Un concepto algo amorfo que incluye tareas rutinarias y repetitivas pero necesarias, la característica definitoria del trabajo improductivo es en realidad lo que no es: un trabajo que inspire y nutra. En pocas palabras, no son las tareas significativas que hacen avanzar tu carrera.

Por supuesto, la comunicación es una necesidad para los trabajadores del conocimiento de hoy en día, pero suele haberla en exceso. Los expertos dicen que todavía estamos descubriendo cómo usar las formas modernas sin ser abrumados por ellas.

Como señaló Newport en una entrevista reciente: "La historia nos dice que probablemente llevará una generación descubrir cómo se ve el mejor tipo de trabajo cognitivo colaborativo cuando tenemos ayuda computacional externa conectada por redes digitales de alta velocidad. Tomará un tiempo".

Responder correos electrónicos y mensajes de Slack puede ser una forma de trabajo improductivo. Digamos que estás trabajando en un artículo que requiere tanto pensamiento analítico como de lenguaje atractivo, pero también tienes una bandeja de entrada llena de mensajes sin leer. ¿Optas por lo más sencillo (los correos electrónicos) o te enfocas en un trabajo más lento y exigente desde el punto de vista mental (el artículo)?

Podría parecer intuitivo terminar primero las tareas más sencillas, pero de hecho, ese tipo de actividad suele requerir más tiempo del estimado, un fenómeno llamado "falacia de planificación". Además, los correos electrónicos pueden parecer un desvío menor, pero suelen ser más exigentes desde el punto de vista mental de lo que nos damos cuenta. Como dijo Newport: "Cuando miras esa bandeja de entrada de correo electrónico durante 15 segundos, inicias una cascada de cambios cognitivos". Cuando estás listo para pasar a trabajos más significativos, es posible que ya te sientas agotado. "Si tienes que trabajar en algo que requiere esfuerzo cognitivo", agregó, "la regla debe ser cero cambios de contexto durante ese período".

Estrategias para desconectarse

Algunos profesionales, como los cirujanos, deben estar disponibles en todo momento. Pero para el resto de nosotros, eso no es necesario. Dicho esto, no es aconsejable simplemente desaparecer sin informar a los colegas. La idea es encontrar un equilibrio en el que puedas reservar tiempo para ti sin alterar los objetivos colectivos de la organización o el proyecto.

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¿Pero cómo hacerlo?

1. Identifica tu "mejor momento"

Una excelente manera de comenzar es identificar cuándo trabajas mejor. Todos tenemos horas pico diferentes cuando nuestras mentes están más despiertas. El orador motivacional Brian Tracy llama a esto "el mejor momento". Explica: "[Este es] el momento del día, según tu reloj biológico, en el que estás más alerta y productivo". Aprovechar esto puede potenciar la productividad, especialmente cuando se trata de las cosas importantes. Una vez que identifiques el tuyo, programa un bloque de tiempo que se repita regularmente y en el que no estés disponible, con el navegador de tu bandeja de entrada cerrado, sin notificaciones y sin alarmas.

2. Involucra a tus colegas

Luego, informa a tus compañeros de trabajo para determinar si este enfoque funciona para el equipo. Pregúntales:

• ¿Hay momentos en los que no hay forma de programar estos períodos bloqueados?

• ¿Qué momentos les gustaría bloquear para hacer su trabajo significativo?

• ¿Cómo deben los miembros del equipo superar estos períodos bloqueados en caso de una emergencia?

Dado que el lugar de trabajo es dinámico, estas preguntas se pueden revisar periódicamente. Como escribo en mi nuevo libro, cuando implementamos sistemas, nunca deben ser mecanismos estáticos e inamovibles. En cambio, deben refinarse continuamente para cumplir con su propósito original.

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3. Automatiza lo demás

Un componente esencial de reservar tiempo para un trabajo significativo e ininterrumpido es automatizar lo demás, lo que requiere auditar el trabajo improductivo. Así que, durante un par de días, haz una pausa cada hora aproximadamente (usando una alarma como recordatorio) y anota qué has hecho, si disfrutaste la actividad o si obtuviste algo de ella, y si te gustaría hacer más de lo mismo.

Esto requiere de unos momentos adicionales de reflexión cada día, pero rápidamente verás patrones y pronto identificarás tareas rutinarias y repetitivas que son candidatas ideales para la automatización. Luego, divide esas actividades en tantos pasos como sea necesario y averigua dónde puedes incorporar herramientas y aplicaciones de automatización. Es posible que tengas que investigar para encontrar la mejor herramienta para este proceso, pero afortunadamente, sitios de reseñas como G2 hacen que sea más fácil revisar estas opciones.

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El cambio puede ser intimidante. Una vez que tenemos una forma determinada de hacer algo, como abordar el trabajo improductivo antes de comprometernos con las cosas importantes, es difícil cambiar. Incluso un pequeño ajuste puede parecer una amenaza para el proceso entero. Pero con la automatización y la coordinación con los colegas, podemos cambiar la forma habitual de hacer las cosas y reservar tiempo ininterrumpido para el mejor significativo (en una mesa de picnic, si así lo deseas) ... luego, implementar, perfeccionar e iterar.
Aytekin Tank

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