Sus empleados esperan flexibilidad en los horarios. He aquí cómo dárselo. Descubra tres formas en las que puede introducir flexibilidad en los horarios dentro de su organización, incluidas las horas de disponibilidad, los días de intercambio de fin de semana y las semanas laborales de cuatro días.
Por Marc Boscher •
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
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Los días de nueve a cinco, los horarios de trabajo de lunes a viernes están numerados. La pandemia marcó el comienzo de una nueva era de expectativas de los trabajadores, y este cambio no va a desaparecer con ninguna vacuna.
Una gran parte de la fuerza laboral mundial ha pasado la mayor parte de los nueve meses trabajando desde casa, adaptándose a una nueva realidad y construyendo nuevas rutinas. La puerta a esta nueva forma de trabajar no se acaba de abrir. Fue arrancado de sus bisagras.
Un estudio de noviembre de 2020 de JLL encontró que, por primera vez, los trabajadores valoran el equilibrio entre la vida laboral y personal más que un salario alto (72% frente a 69%). Ese mismo estudio encontró que el 71% de los trabajadores esperan horarios más flexibles después de la pandemia.
Esto no es una cuestión de los derechos de los empleados y no debe verse como un desafío que las empresas deben superar de alguna manera. Debería verse como un despertar a las necesidades de una nueva generación de trabajadores. Es una oportunidad para construir un lugar de trabajo que valore la felicidad de los empleados tanto como las ganancias.
Y para ser claros, estas dos cosas no se excluyen mutuamente. No hay escasez de estudios que demuestren que la felicidad de los empleados conduce a una mayor productividad , retención , motivación , liderazgo y más. Además, la jornada laboral de nueve a cinco es un remanente de trabajos históricos y formas de trabajar. No se corresponde con el momento en el que muchos de nosotros somos más creativos, motivados o productivos.
¿Los beneficios de mantener sus horarios y arreglos laborales del status quo superan los riesgos de posiblemente desvincular una gran parte de su base de empleados actual y futura?
Si ha llegado a la conclusión de que el cambio es necesario, aquí hay tres formas en las que puede introducir flexibilidad en los horarios dentro de su organización.
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1. Horas de disponibilidad frente a horas de trabajo
Uno de los principales contratiempos relacionados con el aumento de la flexibilidad de la programación es garantizar que sus empleados estén disponibles cuando los necesite. Si hay un problema que debe resolverse o una oportunidad que puede aprovechar, ¿estará su equipo allí para actuar?
Y aunque las reuniones pueden estar cambiando, no van a desaparecer. Solo por esa razón, necesita que los horarios de los empleados se superpongan al menos hasta cierto punto. Si alguna vez ha trabajado en una empresa con oficinas internacionales, sabe lo difícil que puede ser encontrar horarios de reunión adecuados cuando las personas trabajan en horarios diferentes.
Ya sea que esté trabajando de forma remota o en la oficina, una forma de aumentar la flexibilidad de programación sin crear un nuevo conjunto de problemas para su empresa es establecer un período definido de horas de disponibilidad durante la semana. Estos son períodos durante los cuales todos los empleados deben estar disponibles, para reuniones, comunicación o tareas urgentes.
Estos períodos no deberían durar ocho horas. En su lugar, elija un período de tres a cuatro horas al comienzo o cerca del final de su jornada laboral típica. Esto debería darle a su equipo tiempo suficiente para interactuar y apoyarse mutuamente, al mismo tiempo que proporciona una flexibilidad de horario mucho mayor. Las personas podrán dejar o recoger a sus hijos en la escuela, trabajar hasta tarde en la noche para evitar distracciones o simplemente tomar descansos según sea necesario durante el día.
Si bien puede significar un cambio de las típicas nueve a cinco, las horas de disponibilidad deben ser un ajuste simple para su empresa, una compensación fácil para aumentar potencialmente la felicidad y la productividad de los empleados.
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2. Días de intercambio de fin de semana
¿Hay algún día de tu semana que sea particularmente caótico? Tal vez todas las actividades extracurriculares de sus hijos se alineen y sea casi imposible trabajar en horas regulares o hacer algo. ¿O tal vez tu pareja tiene un horario extraño y todo recae en ti?
Una pregunta más: ¿Alguna vez has trabajado un día de fin de semana solo porque querías tiempo para concentrarte sin distracciones?
Otra forma de introducir una mayor flexibilidad de programación es ofrecer a los empleados la oportunidad de intercambiar un día laborable de la semana por un sábado o domingo. Esto podría hacer que trabajen una semana ajustada, como de domingo a jueves, o dividir su semana en dos y tomarse los miércoles libres, por ejemplo.
Esto se puede hacer de forma única, lo que les permite trabajar un solo día de fin de semana cuando surge algo. Pero los días de intercambio de fin de semana funcionan mucho mejor cuando se ofrecen a largo plazo.
Dé a los empleados la opción de trabajar un día de fin de semana durante períodos de tres o seis meses. Esto requiere que se comprometan con un cronograma modificado por adelantado. La ventaja es que introduce estabilidad semana a semana para que el resto de su equipo se familiarice con su nuevo horario y no adivine si están dentro o fuera de la oficina todos los días. Y el empleado puede probar realmente si el horario diferente se adapta mejor a sus vidas.
Además, al permitir que ciertos roles (la atención al cliente sea la más importante) trabajen los fines de semana, incluso podría expandir su oferta de servicios en el proceso.
3. Semanas laborales opcionales de cuatro días
El movimiento detrás de las semanas laborales de cuatro días ha ido ganando fuerza durante la mayor parte de una década. Recientemente, se ha convertido en el centro de atención más ampliamente como resultado de Covid-19, pero también debido a que varias empresas e incluso regiones enteras están experimentando con este sistema. La primera ministra de Nueva Zelanda, Jacinda Ardern, mencionó en particular las semanas de cuatro días como un posible medio para reconstruir la economía después de que la pandemia llegue a su fin.
En el mismo estudio de TLL de noviembre de 2020 citado anteriormente , el 73% de los profesionales dijeron estar a favor de una semana laboral de cuatro días. Y si bien es posible que le preocupe el efecto de la reducción de horas en la producción, Microsoft Japón experimentó un aumento del 40% en la productividad después de introducir una semana laboral más corta.
Si bien está claro que a muchos empleados les encantaría la flexibilidad adicional del horario, la semana de cuatro días representa el mayor desafío logístico para su empresa. Hay mucho que considerar:
¿Establecerá el tercer día libre específico de cada semana o dejará que cada empleado decida?
¿Permitirá que todos los empleados trabajen cuatro días o solo algunos empleados calificarán?
¿Ofrecerá el mismo salario y beneficios a los empleados que trabajen cuatro días o estos se ajustarán?
¿La gente seguirá trabajando 40 horas durante esos cuatro días, o trabajarán horas reducidas?
¿Establecerá una política única para todos o permitirá que los gerentes tengan poder de decisión sobre esto?
¿Deberá revisar todos y cada uno de los planes de compensación variable?
¿Esto afectará a los programas de financiación de los que se pueda beneficiar su empresa?
Una semana laboral de cuatro días requiere un poco más de previsión y gestión, pero no es necesario que salte con los dos pies.
En Unito, ofrecemos semanas opcionales de cuatro días a los empleados que han estado en la empresa durante al menos un año. Tomamos esta decisión porque creemos que es esencial que los empleados que trabajan cuatro días se sientan muy cómodos en su función y sean muy capaces de administrar su horario y responsabilidades, lo que nos pareció más realista después de trabajar en el puesto durante un año.
La decisión de hacer que la semana de cuatro días sea opcional fue un reflejo del hecho de que no todos los empleados quieren este grado de flexibilidad de horarios. Esto es especialmente cierto si su semana acortada viene con una disminución proporcional en el salario: si las personas trabajan el 80% de las horas, reciben el 80% de su salario. Esto puede ser un impedimento para algunos, aunque como se mencionó anteriormente, el equilibrio entre el trabajo y la vida es más importante que el salario para un número creciente de personas.
Este enfoque de la semana de cuatro días nos ha permitido retener a empleados valiosos que realmente deseaban este tipo de arreglo, mientras que la mayoría de los empleados continuaban con sus rutinas habituales.
Tienes que estirarte para ser flexible
Cambiar su rutina o su enfoque no es fácil, pero las cosas que realmente vale la pena hacer rara vez lo son. El impacto que una semana de cuatro días o un horario flexible puede tener en sus empleados, y en sus resultados finales, a largo plazo, vale un poco de incomodidad a corto plazo.
Covid-19 podría haber acelerado un poco el proceso, pero estos cambios siempre fueron inevitables. ¿Será su empresa una de las primeras en adaptarse?
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