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El Arte de Exhibirse Contactos

El Arte de Exhibirse

¿Qué hacer y qué no hacer en una feria oexposición?

Por Mayela Delgadillo

De nada sirven los esfuerzos y las ganas cuando las cosas se hacen mal. Esta esla moraleja que se obtiene de aquellas empresas que se esfuerzan por entrar ajugar a las grandes ligas y deciden presentarse en ferias y exposicionesinternacionales . . . sin tener la menor idea de cómo hacerlo.

Muchos empresarios todavía creen que con cubrir todos los requisitosnecesarios para asistir a una feria o exposición internacional(trámites y pagos para asegurarse un espacio en un evento) las cosas vana salir bien.

La experiencia, sin embargo, dice lo contrario.

Para Herminio Hernández Ramírez, Gerente de EventosInternacionales del Banco Nacional de Comercio Exterior (Bancomext) y paraJosé Luis Castillo, Presidente Nacional de la Asociación Mexicanade Profesionales en Ferias, Exposiciones y Convenciones, las cosas nunca sontan simples como presentarse a la hora indicada con los productos que sepretenden exponer.

Ambos directivos coinciden en que un punto fundamental para determinar lasposibilidades de éxito de la participación en una feriainternacional depende en seleccionar bien el evento. Castillo, por su parte,advierte sobre algunas personas que, sin tener experiencia alguna, organizanuna exposición o feria sin que puedan garantizar a sus clientes eléxito de la misma. Asegúrese que la exposición tenga elrespaldo necesario para que su inversión no se convierta en un gastoinfructuoso.

Sin tomar en cuenta la falta de previsión en reservaciones de hospedajeo de boletos de avión, los expertos mencionan, por lo menos, diezrecomendaciones básicas para evitar los errores en que caenfrecuentemente las empresas que, por primera vez, acuden a una feria oexposición internacional.

1. No olvide sus tarjetas de presentación. Son una de lasúltimas cosas en las que se piensa antes de salir corriendo alaeropuerto o al centro de exposiciones. Sin embargo, sería muydifícil que un posible cliente se acuerde de un proveedor que leproporcionó sus datos anotados a mano en un papelito, además deque levantaría sospechas en cuanto a la seriedad de sucompañía.

2. Envíe a más de una persona. Por ahorrar gastos,muchos empresarios mandan a este tipo de ferias a un solo ejecutivo de ventaspara representar a su compañía. No toman en cuenta que eshumanamente imposible que él atienda a más de una persona a lavez, por lo que puede dejar pasar muchos clientes potenciales. Además,es lógico que en determinado momento, este ejecutivo tenga que ir acomer, por lo que tendrá que dejar el stand solo y, por ende,perder posibles contactos de negocios. No hay que olvidar que en este tipo deexhibiciones los minutoscliente son la oportunidad de una gran venta. Si yadecidió invertir para tener presencia en un evento determinado,hágalo bien.

3. Envíe personal con capacidad de decisión. Otroerror muy frecuente es que los empresarios, en su afán por desatender lomenos posible la compañía, optan por mandar a las exposiciones ala gente menos indispensable para la operación de su negocio. Confrecuencia, este personal es también el menos preparado para describirlas virtudes de sus productos y las ventajas al momento de cerrar unatransacción. De hecho, en muchos de los casos, aunque sean personasaptas para vender y estén &flashquotempapadas&flashquot de lo que es el artículo oservicio que venden, los directivos o dueños de lacompañía no les dan poder de decisión para hacerdescuentos especiales u ofrecer mejores condiciones contractuales en los casosen que los negocios se perfilan hacia ser una buena relacióncomercial.

4. Diseñe un stand atractivo. Poner un local deexhibición, para muchos, es tan sólo llegar, adornarlo con globosy poner en una mesa la mercancía. ¡Grave error! Su producto debetener una colocación estratégica para que, independientemente delángulo por el que pase la gente, se pueda observar bien; el local debeser atractivo y estar decorado de acuerdo con el producto que se exhiba; noolvide que el logotipo de su empresa debe resaltar. Algo de suma importancia esla presencia publicitaria que su producto ha ganado en los mercados. Si en estaocasión no logra las ventas esperadas, probablemente lo hará enla siguiente oportunidad, pues los compradores ya reconocen e identifican suproducto.

5. Determine precios al mayoreo y de exportación. Estosdos conceptos no son lo mismo y deben estar determinados desde que se acuerdaen la compañía tener más presencia en algunaexhibición. El que un empleado tenga que estar llamando a la empresaconstantemente para saber cómo debe actuar con los clientes quitadisposición por parte del posible comprador, además de que losgastos por teléfono o fax resultan exorbitantes al final.

6. Invierta en catálogos y muestras. Muchos empresariosconsideran que los catálogos y las muestras son un gasto innecesario.Sin embargo, la eficacia de éstos está comprobada y por algo esque se utilizan. El problema no está en el artículo en símismo, sino en la estrategia de su distribución. Un buen tip estener algunos dulces o productos menores para hacer que los visitantes seacerquen a su stand. Sin embargo, sólo deberá regalarpromocionales de mayor valor a aquellos que demuestren un interés realen su producto. Este &flashquotrecuerdo&flashquot le servirá además para tenermejores relaciones públicas, para que su cliente lo tenga en mente y sino en ese momento, busque sus artículos en un futuro. Loscatálogos, por su parte, son indispensables para que el visitante sepacon mayor profundidad las características, materiales, procesos defabricación y precios. Recuerde que es imposible proporcionar todos esosdatos en los breves segundos que transitan por su stand.

7. Pida tarjetas de presentación. A todos los posiblesclientes que se interesen en sus artículos, solicíteles unatarjeta personal, ya que aunque en ese momento no deseen comprar ningúnproducto de su catálogo, puede que en un futuro no muy lejano, cambiende opinión o amplíen su giro de negocios. Trate de enviarlesinformación sobre ofertas y promocionales, además de nuevoslanzamientos de productos.

8. Piense en el empaque de su mercancía. Algo a lo que nose le da mucha importancia es al transporte de su mercancía, desde sucompañía hasta donde va a ser presentada. Tampoco se toma encuenta si el lugar donde va a ser colocado su producto es funcional y apropiadopara el tipo de producto que va a exponer. Es indispensable que piense en losempaques y embalajes con los que protegerá sus artículos; evitellegar con pedacitos de lo que era su mercancía.

9. Visite a la competencia. Las ferias y exposiciones sirven, ydeben servir, para que usted conozca a su competencia. Por eso estambién importante que, por lo menos, acudan dos personas a representara su compañía; mientras uno se queda un momento atendiendo a losvisitantes, otro deberá recorrer la feria para visitar a la competencia,conocer los precios que está ofreciendo, las características delproducto, etc. Este debe ser uno de los motivos principales para acudir a estoseventos, aunque sea sólo como visitante, pues mediante lacomparación, usted podrá mejorar su mercancía y sunegocio.

10. Inscríbase oportunamente a los eventos. Portradición o falta de seriedad, muchas personas dejan todo para elúltimo momento. Después de haber tomado la decisión deacudir a una feria o exposición internacional, esperan hasta elúltimo día de plazo para solicitar su inscripción y hacerlos trámites y pagos correspondientes. Con esto, lo único quelogrará es que su producto no aparezca en los catálogos que seentregan a los asistentes y, si su empresa no aparece inscrita, es obvio que sele pueden ir muchos clientes potenciales.

Contactos

Asociación Mexicana de Profesionales en Ferias, Exposiciones yConvenciones, Atenas 21, Desp. 302, Col. Juárez 06600,México, D.F., Tel. y Fax MEX (5) 592-3415, 592-5785;

Banco Nacional de Comercio Exterior, Eventos Internacionales,Periférico Sur 4333, Col. Jardines de la Montaña 14210,México, D.F., Tel. MEX (5) 227-9000.