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Tips para contratar un administrador

Te presentamos algunos consejos para elegir una persona con talento para llevar la parte operativa de tu empresa o franquicia, mientras tú te encargas de hacerla crecer.
Tips para contratar un administrador
Crédito: Depositphotos.com

Quizá eres dueño de un negocio del cual no te haces cargo directamente o las horas que está abierto rebasan la cantidad de tiempo que permaneces en él. O bien, tal vez estés demasiado ocupado atendiendo asuntos que consideras más importantes como para estar al pendiente de las actividades que realiza cada uno de tus colaboradores.

Si te encuentras en cualquiera de estos casos, es hora de que contrates un administrador que se encargue de llevar la operación diaria de tu compañía. Esto te exigirá tiempo y esfuerzo, y tu principal preocupación será hallar una persona en la que puedas confiar esta responsabilidad.

El candidato que selecciones debe tener una combinación de las siguientes características: ser maduro y con experiencia, dinámico, proactivo, con carácter y capacidad para hacer el trabajo por ti. Lo mejor es contratar a alguien que también sea honesto y dedicado.

Por eso, necesitas aplicar estrictas pruebas de carácter y habilidad para encontrar a la persona adecuada. Lo primero es determinar qué requiere tu negocio y todo lo que implica administrarlo día a día. Además, proyecta el crecimiento de la organización en los próximos años para prever nuevas necesidades y anota todos estos requerimientos en una lista.

El siguiente paso es elaborar un anuncio clasificado en donde hagas énfasis en los aspectos positivos de tu compañía. Puedes publicarlo en periódicos locales o en sitios Web especializados y sin costo (como www.computrabajo.com.mx). La ventaja de las herramientas tecnológicas es que puedes controlar todo el proceso vía Internet desde cualquier computadora o dispositivo móvil con acceso a la red.

También es posible colocar un anuncio en las publicaciones de cámaras de comercio o en sus páginas electrónicas. Aprovecha que se trata de medios dirigidos al sector donde te desenvuelves. Así, podrías hallar a alguien que ya trabaje en tu ramo y que esté buscando empleo. Piensa que tal vez no habrías encontrado a la persona ideal si hubieras dependido sólo de un anuncio en los clasificados de una bolsa de trabajo general.

Prepárate para elegir
Si vas a seleccionar un administrador cuyas decisiones y desempeño cotidiano tendrán una gran influencia en tu empresa, será mejor que mires bien en su interior, averigües cuáles son sus motivaciones y, con inteligencia, lo elijas o lo rechaces.

Supón que redactaste un anuncio entusiasta y ahora estás recibiendo llamadas de varios prospectos calificados. Algunos dueños de negocios creen que es mejor publicar sólo un número telefónico para que los interesados se pongan en contacto. De esta manera, comienzan a descartar prospectos para sólo programar unas cuantas entrevistas personales.

Para facilitar el proceso de preselección, diseña un formato de una página y llénalo con la información de cada candidato que llame. Deja un espacio en la parte superior para anotar su nombre y datos como teléfono y correo electrónico; otro para una sección titulada “actividad laboral” y un recuadro para anotar su escolaridad. Y como complemento: una sección para describir alguna característica especial, como experiencia en ventas o conocimientos técnicos.

Otra opción para descartar candidatos es que no llamen para nada, sino que envíen su currículum a tu oficina por correo físico o vía e-mail. En caso de que te interese saber más sobre alguno de ellos, entonces sí dale una cita para conocerlo personalmente y despejar todas tus dudas. Este proceso es común entre quienes anuncian sus ofertas de trabajo en línea.

Recuerda que el currículum no debe usarse como el único indicador para determinar si alguien es un buen empleado, sino como una forma de verificar las referencias incluidas. Si descartas aspirantes basándote sólo en este documento, lo más probable es que selecciones buenos redactores y no necesariamente a la gente más calificada.

Al final, escoge a los mejores prospectos de la lista (no más de 10) y agenda una cita con cada uno de ellos. Pide que llenen una solicitud de empleo detallada y durante la entrevista mantén este formato contigo en todo momento. Asegúrate de contar con tiempo suficiente, de manera que ni tú ni la otra persona se sientan presionados y no se pase por alto ninguna información importante.

Cuando el candidato entre en la oficina, di algo como: “por favor, póngase cómodo” o “¿puedo ofrecerle una taza de café?” Sé agradable y cortés, pero evita extenderte en la charla trivial. Esto resta tiempo y puede crear una atmósfera que afecte la conversación seria.

Otro consejo para romper el hielo es que seas tú quien inicie la conversación. Explica en qué consiste el trabajo y describe la estructura de la compañía, su historia, líneas de negocios y metas a alcanzar. Es importante que te muestres entusiasta acerca de tu empresa si esperas que tus empleados también se motiven desde el principio.

Asimismo, orienta la conversación en diferentes direcciones para descubrir todo lo que puedas acerca de la otra persona. Por otro lado, si todavía no están definidos, habla de sus antecedentes salariales y de sus expectativas en cuanto a retribución. Ofrece un sueldo que se ajuste al promedio de la competencia y, si está dentro de tus posibilidades, mejóralo.

Si en algún momento recibes una respuesta que te indique que definitivamente ese prospecto no es quien deseas contratar, finaliza la entrevista tan pronto sea posible. No tienes que fingir interés. De hecho, sería contraproducente que lo hicieras.

Eso sí, hay que tener suficiente sangre fría para decir: “muchas gracias. Eso es todo por ahora; le informaremos cuando hayamos tomado una decisión”. En ese sentido, si dices que volverás a ponerte en contacto con alguien, asegúrate de hacerlo. Puedes escribir una carta de unas cuantas líneas; algo tan simple como: “el motivo de la presente es informarle que el puesto de administrador ha sido ocupado. Le agradecemos su tiempo e interés”.

Si un candidato es de tu interés, díselo. Antes de que se retire, pídele que piense en la oferta de trabajo y, si le interesa, que te llame por teléfono. Revisa su currículum y si tienes preguntas o encuentras alguna inconsistencia en sus referencias, acláralo cuando te marque.

No olvides que hacerte de los servicios de un administrador es un asunto mucho más serio que contratar un dependiente o una recepcionista. Piensa en algunas situaciones que pudieran presentarse en los siguientes cinco o seis meses y cuestiona a la persona sobre la forma en que solucionaría el problema. Así, darás una buena impresión de tu propio negocio y podrás evaluar mejor a los aspirantes.


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