Plan de Negocios

Emprende con animación de eventos

Únete a esta tendencia y prepárate para ofrecer un servicio profesional especializado en la animación y organización de fiestas y eventos sociales.
Emprende con animación de eventos
Crédito: Depositphotos.com
  • ---Shares

La industria del entretenimiento abre una ventana de oportunidades para los emprendedores que gustan de giros innovadores y en constante evolución. Si quieres subirte a esta tendencia –llena de luces, música, espectáculos y shows con artistas en escena–, prepárate para ofrecer un servicio profesional especializado en la animación y organización de fiestas y eventos sociales y corporativos. Aquí la creatividad será tu mejor aliado de negocios.

Modelo de negocio: Agencia de animación de eventos sociales y corporativos. También atiende activaciones de marca y lanzamientos de productos. Ofrece servicio de zanqueros, mimos, payasos, botargas, animadores, estatuas vivientes, performance, batucadas y tambores de agua. Anima fiestas tema. Cuenta con renta de equipo de audio, iluminación y video.
Público objetivo:
agencias organizadoras de eventos. Corporativos de diversos sectores e industrias. Particulares que organizan eventos sociales, como bodas, XV años, cumpleaños, bautizos, primeras comuniones, aniversarios, etc.
Infraestructura:
oficina equipada con recepción y sala de estar. Se aconseja una ubicación cercana a un centro comercial. Bodega y camioneta o pickup para transportar el equipo.
Equipamiento: vestuario diverso. Equipo para circo. Maquillaje diverso. Tambores de agua. Amenidades para fiesta. Equipo de audio e iluminación. Computadora, página Web, folletería, papelería y tarjetas.
Personal operativo: emprendedor o director general, vendedor, recepcionista y dos ayudantes generales.
Inversión inicial: $591,000
Margen de utilidad: 19 al 32 por ciento.

Si tienes un espíritu festivo y habilidades en materia de creatividad, innovación y estás acostumbrado al trabajo bajo presión, la animación de eventos sociales y corporativos puede ser esa oportunidad de negocio que buscas. Se trata de un giro que abre la puerta a un sinfín de posibilidades, desde renta de luz y sonido, hasta el alquiler de vestuario y escenografías.

Conforme crezcas, puedes llegar a ofrecer la producción integral de eventos. ¡Todo se vale! Lo importante es tener en el radar las más recientes tendencias en animación y ambientación, así como facilidad para el trato con la gente, don de mando, capacidad para organizar equipos, espíritu de servicio y pasión.

Otra ventaja de este nicho es que se encuentra en constante crecimiento y, sobre todo, en permanente evolución. El ramo corporativo y publicitario, lo mismo que el de congresos y convenciones es, por mucho, uno de los objetivos clave de las agencias de animación. Y las cifras lo confirman: México es el vigésimo tercer lugar mundial en la organización de eventos con un total de 163 reuniones al año, según datos de la Asociación Internacional de Congresos.

De acuerdo con un informe del Centro de Estudios Superiores en Turismo (Cestur), en 2012 el Turismo de Reuniones generó 9.3 millones de turistas y 104,822 reuniones en alguno de sus 70 recintos feriales.

El estudio denominado Barómetro de Turismo de Reuniones, publicado en febrero de 2013, revela que las reuniones más frecuentes fueron los congresos o eventos de asociaciones y las convenciones o reuniones corporativas, representando el 33.3 y el 25.7%, respectivamente, del total. Las ferias o exposiciones representaron únicamente 10.3%. Noviembre y diciembre fueron los meses favoritos para la realización de estos eventos, donde por lo general se contrata servicio de edecanes, shows de tambores de agua, zanqueros, arlequines, mimos y performance hechos a medida de cada cliente.

¿Qué hay con los eventos sociales? También están en el blanco. Las bodas son un renglón atractivo; tan sólo en 2011 se registraron 570,954 uniones. Por su parte, los wedding planners calculan que cinco de cada 10 parejas hacen una recepción, teniendo como presupuesto tope unos $150,000, los cuales se destinan al alquiler del salón o jardín, alimentos, bebidas y, por supuesto, al entretenimiento. Ahora bien, ¿qué tipo de animación buscan? Depende del horario y lugar de la recepción, pero por lo regular solicitan mimos para recibir a los invitados, estatuas vivientes para la recepción, zanqueros y performance con tambores de agua.

Las quinceañeras representan otro público meta. Este tipo de fiestas demanda ballets, performance con diversos elementos, zanqueros y arlequines. En tanto las fiestas infantiles requieren de espectáculos diversos para el entretenimiento de los invitados, así como monitores para el cuidado de los menores durante la celebración. “Hay espectáculos para todos los gustos y presupuestos, pero en las celebraciones de niños piden mucho shows de magia, teatro guiñol, obras de teatro y espectáculos con botargas”, señala Lydia Pavón, quien lleva tres años al frente de la agencia Producciones Estrella, especializada en el ramo de animación infantil.

“Todos los días hay que estar sacando algo nuevo, porque los niños están muy revolucionados y piden cosas más sofisticadas”, agrega la emprendedora. Obviamente existen otras alternativas, como shows circenses, fiestas tipo kermés, castillos inflables, fiestas de billar y futbolito, pool parties o hasta  ferias mecánicas a domicilio.
Mientras que el mercado publicitario está considerado uno de los más buscados por las agencias de animación, toda vez que es un sector que organiza fiestas, eventos y activaciones de producto todo el año. Frente a este panorama caracterizado por diferentes perfiles de cliente, te invitamos a analizar muy bien a quién quieres dirigirte para entonces definir tu modelo de negocio.

Visión 360 grados

Una vez definido tu público meta, prepara tu carta de servicios. Por ejemplo, para eventos corporativos puedes especializarte en el servicio de edecanes y fiestas tema, botargas y maestros de ceremonia, performance y zanqueros. Ahora que si lo tuyo es lo social, puedes ampliar tu espectro a teatro guiñol, magos, payasos, mimos, animadores y monitores, entre otros.

En todo caso, es importante cuidar la presentación de tu personal; vigilar que su vestimenta vaya acorde a las necesidades de la fiesta y expectativas del cliente, dice Luis Martínez, director general de Cubos Publicidad, una empresa especializada en animación de eventos con siete años de operaciones. “Evita a toda costa que el vestuario parezca antiguo, gastado o de mala calidad. Por tanto, hay que reparar o reemplazar cuanto antes cualquier prenda dañada u obsoleta. Lo mismo con el equipo que utiliza el personal”, aconseja.

Asimismo, hay que asegurarse de que tus colaboradores cumplan con las competencias necesarias para tratar con diferentes públicos; de modo que un animador que esté en contacto con niños, debe mostrar empatía con ellos; y que una edecán se comporte a la altura de las circunstancias en un evento corporativo. Es un negocio donde la recomendación es de boca en boca, por lo que tenemos que gustar e impresionar a la gente que asiste a los eventos, para que  de ahí salgan futuras contrataciones. Hay que ser muy creativos, innovadores y cuidar cada detalle del evento del cliente”, añade el emprendedor.

Al hacerlo, se abren muchas puertas, como la posibilidad de nuevas unidades de negocio alineadas a la animación, como renta de equipo de iluminación, audio y video; alquiler de salas lounge, mesitas para bar y periqueras. Dicho cuidado en los detalles también aplica para los eventos corporativos, activaciones de marca y lanzamientos de producto, donde el show, edecanes o animadores tienen un papel fundamental para sorprender, integrar y divertir a los participantes.

En este renglón las tendencias son varias. Desde clowns en monociclos y mimos hasta bufones en zancos que pueden ayudar a los invitados a llegar al estacionamiento o a su lugar en el salón; gitanas que “leen” cartas y visualizan el futuro en bolas de cristal; contorsionistas, bailarines de danzas exóticas y performance con diferentes elementos (fuego y agua, por ejemplo). Se trata de propuestas que sólo agencias especializadas en el tema pueden ofrecer, sobre todo, porque son ideas alineadas a los objetivos de negocio de quienes contratan estos servicios.

Tu personal, factor de peso

El emprendedor en el área de animación de eventos debe tener nervios de acero y capacidad natural para la improvisación. Esto al considerar los inconvenientes que pueden surgir durante la realización de un evento y para los cuales debe estar preparado. Por ejemplo, la ausencia inesperada de un animador, artista o mago; daños en el vestuario o fallas técnicas de terceros que puedan arruinar el show, como un corte de energía eléctrica o alteraciones en el audio. Para todo hay que adelantarse, pues el cliente quiere divertirse, socializar, comunicar, vender, promocionar, incentivar o diferenciarse a través de tus servicios.

¿Cómo estar preparado? Todo empieza desde la contratación del personal. Recuerda que por ser agencia no es necesario que tengas una gran plantilla fija, pero sí es importante que cuentes con un staff talentoso, versátil y de total confianza, que de preferencia domine dos o tres técnicas a la vez; por ejemplo, zancos y malabarismo, o mímica y la técnica de estatuas vivientes.

A la par debes ubicar a artistas que se dediquen al performance, que conozcan artes circenses o que dominen varios ritmos dancísticos. Además, es básico tener en cartera a quienes hagan shows con tambores de agua o con fuego. Para contratar a tu personal puedes recurrir a escuelas técnicas de artes escénicas, academias de teatro, canto y danza, así como a escuelas de modelaje (para el tema de las edecanes). O bien, publicar anuncios clasificados en medios impresos o contactar al talento directamente en eventos masivos o expos.

“Cuando estás en el medio, poco a poco vas conociendo gente y es más fácil hacerse de un equipo de artistas incondicionales, que están considerados como parte de tu staff y que te apoyan en cualquier momento”, afirma Luis, quien arrancó siendo él mismo el zanquero de su empresa. “Antes de ello fui cocinero. Pero un día tomé un curso de zancos y de ahí empecé a trabajar con un grupo musical”, recuerda.

En ese entonces, el emprendedor ahorraba el 80% de sus ingresos. Por otro lado, “hice cursos en ProEmpleo y durante tres años consecutivos asistí a Semana Pyme. En ese entonces, tomaba cuanto curso de emprendedor podía. Poco a poco compré vestuario y empecé a contratar gente. Ahora somos cinco personas de fijo que trabajamos en la agencia y en otra empresa de botargas, aunque tengo un staff de hasta 40 colaboradores por evento”, dice Luis.

El salario de los artistas depende del evento para el cual sean contratados y de la duración del mismo. Por ejemplo: un zanquero puede ganar entre $1,000 y $1,500 por cuatro horas de servicio, un animador hasta $2,000 por evento de cinco horas, y una edecán $3,500 por entre cinco y ocho horas. “Lo ideal es que tengan Seguro Social y contar con un seguro de responsabilidad civil. Esto para evitar contratiempos”, agrega el fundador de Cubos Publicidad.

Para asegurar ingresos constantes, es fundamental prospectar varios clientes potenciales, ya sean de tipo social, corporativo o comercial. “Nosotros tenemos una media de 20 eventos por mes. Algunos más pequeños que otros. Ahorita lo que están pidiendo mucho es un show de tambores de agua, que incluye un performance, batucada y zanquero. La hora se cotiza en unos $16,000. Obviamente, nos ajustamos a todos los presupuestos y si sólo nos piden tambores de agua, son $8,000”, explica Luis.

Mientras que la inversión en infraestructura depende del tamaño de agencia que deseas montar y la cantidad de servicios que vas a ofrecer. Lo básico es vestuario. También vale la pena adquirir equipo de audio, video e iluminación. Si así lo determinas, puedes invertir en equipo diverso para circo, zanqueros y batucadas; así como en botargas, monociclos, skydancers y equipo para mapping.  

La unión hace la fuerza

Como sucede en otros negocios, en la industria del entretenimiento las alianzas te ayudarán a crecer. Sí. Leíste bien. La idea es hacer convenios con banqueteras, agencias organizadoras de eventos, wedding planners y otras empresas dedicadas a la animación para generar sinergias a precios preferenciales entre compañías del ramo.

De esta manera, cuando un cliente te pida un servicio y no lo tengas, puedes recurrir a tu aliado que además te lo dará a un precio especial.

Con ello, ganas tú, gana la otra empresa y gana el consumidor. Por eso, “tenemos acuerdos con banqueteras y otras agencias grandes de organización de eventos”, señala Luis. La recomendación es no casarse con una sola compañía y tener un listado de proveedores de respaldo. Igualmente, haz una revisión periódica de las nuevas ofertas en el mercado, a fin de inyectar innovación al giro.

“En tanto que para publicitar el negocio, me di de alta en páginas de Internet especializadas en bodas, ofrezco mis servicios a través de Mercado Libre y compré publicidad en Google”, detalla el emprendedor. “Creo que todo junto funciona muy bien, porque hasta ahora son los clientes quienes me buscan a mí (en la mayoría de los casos)”.

Si quieres pasar al siguiente nivel, mejor contrata una persona de ventas (que en un inicio puedes ser tú mismo), para buscar prospectos  y y darles seguimiento. Por ejemplo, si te atrae el área de corporativos, toca puertas con Recursos Humanos, Mercadotecnia o Compras de las empresas. Ojo: puedes enfocarte en ciertas industrias, como la automotriz y la farmacéutica, dos de los sectores que más invierten en estrategias de publicidad.

Tampoco puedes olvidarte de la clásica recomendación “de boca en boca”, por lo que debes cuidar y fortalecer la reputación de tu empresa a partir de un servicio impecable en calidad y tiempos de entrega. Haz flyers, volantes y tarjetas de presentación, y repártelos en tus eventos. Finalmente, contempla una página Web dentro de tu presupuesto inicial, que incluya tu carta de servicios con explicación de los mismos y asegúrate de que tenga una arquitectura sencilla y fácil de navegar.

Crece tu negocio

De acuerdo con los entrevistados, el paso natural de una empresa de animación (para crecer) es convertirse en una agencia productora de eventos, con las cuales muchas veces trabajan desde un principio. Este tipo de agencias busca los servicios de las firmas de animación para completar su oferta. Sin embargo, antes de dar el gran paso es necesario planificar y escuchar los consejos de quienes ya tienen experiencia en este sector.

Un ejemplo de ello es Onicua, compañía propiedad de Rafael Vargas, un administrador de empresas que descubrió su verdadera pasión en la organización de eventos corporativos. “Nos especializamos en eventos sensoriales, donde puedes sentir, oler y escuchar. Esto nos ha ayudado a entrar a la parte de fiestas temáticas.

Recientemente hicimos una centrada en Alicia en el País de las Maravillas y otra donde el tema eje fue el circo”, cuenta el emprendedor, quien ocupa el puesto de director creativo de la empresa.

Rafael explica que su negocio se complementa con el servicio de catering, que ofrece platillos de la cocina molecular con los que se busca realzar los sentidos de quien los prueba. “En la agencia somos 18 personas, de las cuales un número importante está en ventas y creatividad. Si necesitamos más personal, se contrata por outsourcing”, indica.

Asimismo, el empresario detalla que sus propuestas pueden ir desde $900 hasta más de $10,000 por persona, dependiendo de la complejidad del proyecto y los requerimientos del servicio. “A veces sólo nos piden la producción, otras la coordinación. Cuando la propuesta incluye shows performance o de otro tipo, tenemos gente muy profesional a la que recurrimos para que nos ayude a montarlo, como (el especialista en baile y coreografía) Félix Greco”, sentencia.

Otro esquema que hay dentro del ramo es la organización de eventos y animación por cuenta propia, tal como lo hace José Luis Arellano, quien se ha desarrollado como wedding planner y organizador personal de eventos. En este caso, el emprendedor se encarga de buscar proveedores de todo tipo (incluyendo agencias de animación) y de que la fiesta se apegue a un guión. “Cotizo mis servicios por hora de organización de evento. Y por cada uno dedico entre 15 y 20 horas. El costo por hora es de USD$250 dólares (más IVA). Mientras que mi utilidad es de alrededor del 40% y hago unos 30 o 40 eventos al año”, afirma. Como dato adicional, el entrevistado asegura que la mejor época para bodas es el verano, y el último trimestre del año para fiestas corporativas.

Una opción más para explorar es el modelo de Ddate, empresa propiedad de Ana Vega y Olga Schiaffino, que se fundó hace dos años con la idea de ofrecer servicios integrales a los clientes. De este modo, lo mismo planifican un evento corporativo, que hacen las confirmaciones de medios de comunicación, la rueda de prensa y hasta el plan de relaciones públicas.

“Los gastos a terceros los reflejamos tal cual al cliente y cobramos un rubro de coordinación de eventos a partir de un tabulador de número de personas convocadas y la complejidad del evento. Nuestra utilidad oscila entre 12 y 20% del costo total del evento”, dice Olga, quien recomienda siempre hacer un contrato. Respecto a la forma de pago, “nuestra política es 50% anticipado, 25% antes del evento y 25% al finalizar”, añade. En tanto que su socia comparte los siguientes datos: “desde 2011 hemos tenido un crecimiento anual del 8% en cuestión de número de eventos. Y en facturación registramos un avance del 18% de 2012 a 2013”.

Por su parte, Adictiva Comunicación ofrece servicios de planificación de eventos. Su fuerte son los eventos para marcas de consumo. Tiene 11 años de operaciones y da trabajo a 12 personas de manera permanente y a más de 100 de forma indirecta. Además, tuvo un crecimiento del 30% el año pasado. Parte de su secreto es pedir a sus clientes una carta de recomendación. “Esto nos ayuda a mejorar nuestro trabajo y nos abre la puerta a nuevos proyectos”, añade Alonso Hernández, dueño de la agencia.

También toma en cuenta el concepto de Wplanner. Con seis años en el mercado, esta agencia se orienta a la organización, logística y conceptos creativos para eventos tanto corporativos como sociales. Marijó Montero, encargada de Relaciones Públicas, explica que el crecimiento de la empresa los ha llevado a ofrecer producción de videos, loops y artes visuales, traducción simultánea, contratación de recurso humano, edecanes y gios, producción audiovisual y telemarketing. También hacen diseño e impresión de materiales y contratación de ponentes y artistas. “Hace poco arrancamos Mon, nuestra división de flores, la cual nos apoya en la decoración de los eventos que realizamos”, complementa.

Finalmente, se encuentra el concepto de agencia organizadora de graduaciones, tal como funciona Graduaciones Soleil. “Nos especializamos en graduaciones universitarias, que pueden realizarse en paquetes completos con fiestas en antros en el DF, prefiestas y viajes de graduación en diferentes destinos o sólo cena de gala, dependiendo de las necesidades de nuestros clientes. Aunque también organizamos bodas, eventos empresariales, cenas de fin de año, y cualquier otro evento social que sea requerido”, asegura Víctor González, director general.

Como puedes ver, el espectro para crecer tu negocio es muy amplio. Tanto, como tú lo decidas. Inicia sin miedo. Capacítate y desarrolla tus habilidades emprendedoras.

Algunos contactos

Artículos para la fiesta
Fabricación, venta y renta de botargas; accesorios para payasos, artículos para magia, piñatas, etc.
(55) 2614 0740
Distrito Federal

Decorazlounge

Renta de mobiliario tipo lounge
(55) 4164 8219
Distrito Federal

El globo bambalinas
Venta de maquillaje artístico profesional
(55) 5239 5995
Distrito Federal

Kineticks
Distribuidores de equipo de audio e iluminación profesional, instrumentos musicales, audio digital, video profesional y pantallas
(55) 3640 4773
Tlalnepantla, EdoMéx.

La casita de disfraces
Venta de disfraces y vestuario artístico
(55) 5598 6267
Distrito Federal

Miguelito
Diseño y venta de vestuario teatral, danza, y especializados
(55) 5564 1620
Distrito Federal, Estado de México y Querétaro

Nesstechnology
Fabricación de pistas de baile, escenarios y pasarelas
(33) 3682 9089
Zapopan, Jal.

Salas lounge VIP
(55) 5115 0599
Distrito Federal

Varinter
Venta de equipo especializado en audio e iluminación
Distrito Federal