Trabajas, trabajas (y trabajas) y no logras terminar — he aquí 6 formas de manejar tu abrumadora carga laboral A pesar de las comodidades modernas del trabajo remoto y de los horarios flexibles, las cargas laborales en realidad no están disminuyendo. De hecho, en especial para los dueños de un negocio, el volumen con frecuencia es abrumador.

Por Emily Reynolds Bergh

Key Takeaways

  • La sobrecarga y la abrumación son reales — no se trata de tu eficiencia o profesionalismo; se trata de las expectativas laborales actuales.
  • Si rutinariamente te falta tiempo, tomar medidas para reestructurar tu horario puede ser un alivio.

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El mundo del emprendimiento está más acelerado que nunca. En mi caso, dirijo mi propia agencia de relaciones públicas, administro un hogar con cinco niños y participo en varios consejos directivos además de realizar trabajo voluntario y pro bono. Entre los estrechos y poco frecuentes huecos en mi horario, intento encontrar tiempo para mis propios intereses y pasatiempos solo para no perder la razón.

Por mucho que disfrute siendo una mujer empoderada, es un acto de equilibrio constante entre manejar múltiples responsabilidades —supervisar operaciones, nutrir relaciones con clientes y mantenerme al tanto de las tendencias de la industria— y la carga de trabajo puede rápidamente volverse abrumadora. Como resultado, el equilibrio entre trabajo y vida personal se convierte en un sueño lejano, y el agotamiento acecha en el horizonte.

Hace unos meses, me desplomé en el sofá a las once de la noche y le dije a mi esposo: "En este momento ya no puedo con la carga ". Así que hablamos sobre qué podía hacer —cambiar o reformular— para convertir lo inmanejable en algo manejable.

Aquí tiene seis tácticas para controlar el tiempo y las demandas laborales que se salen de control.

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1. Conoce tu reloj

Sería genial si todos estuviéramos programados para levantarnos al amanecer, meditar pacíficamente durante 15 minutos, trabajar sin parar a un ritmo increíble durante cinco horas hasta el almuerzo y luego regresar al escritorio después de un descanso de 30 minutos para otro período de productividad asombrosa hasta las cinco en punto. ¿Así es tu día? No lo creo.

Con los años, no pude evitar aprender mi propio "reloj de eficiencia laboral" — las horas en las que estoy más enfocada y propensa a la productividad (además relativamente libre de tareas domésticas). Para mí, estos períodos son de 8 a 11:30 am, de 1 a 4 pm, luego de 7 a 10 pm. ¿Cuáles son tus "horas de máximo rendimiento" en las que te sientes listo para conquistar al mundo (o al menos a tu bandeja de entrada)? Cuando estructuras tus tareas alrededor de tu ritmo biológico y de tu rutina diaria (en lugar de al revés), tu nivel de energía natural te impulsará y tu agudeza mental te guiará.

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2. Establece una intención para cada día

Lo sé, lo sé, tienes una docena de objetivos, o más, cada día. Yo también. Pero descubrí que si anoto en mi agenda la única cosa que debe hacerse al día siguiente, la única tarea que despejará mi mente y mi escritorio, el resto de mi día se siente notablemente satisfactorio, y recuesto mi cabeza en la almohada esa noche con un suspiro de satisfacción.

He aquí algunos ejemplos para que pienses: Un día, me comprometí a hacer al menos tres llamadas de contacto que obtuve para nuevos clientes potenciales. Para las once de la mañana ya había alcanzado mi objetivo y casi bailé de alegría hasta la cocina para preparar una ensalada. Otro día, me prometí finalmente limpiar y reorganizar los archivos en Google Drive. No hace falta decir que cuando lo logré, ¡me sentí motivada!

Te pido que lo pruebes. Resulta increíblemente liberador saber que cumpliste tu propósito para el día de trabajo — ¡después de eso todo es una ventaja!

3. Sigue la regla de los dos minutos

La propuesta de David Allen en su libro Getting Things Done (en español Organízate con eficacia) se ha convertido en una táctica universalmente adoptada porque funciona. Mi teoría es que funciona porque es simple. Todo lo que tienes que hacer es completar cualquier tarea de dos minutos o menos justo cuando estás pensando en ella, lo que erradica la procrastinación y aumenta la productividad. Enviar la invitación de Zoom, firmar y devolver el contrato y hacer la cita con tu contador. Hecho, hecho, hecho.

Sí, hay varias interpretaciones de cómo aplicar esta regla, pero al final lo único que importa es ir avanzando. Si puedes, tacha de tu lista algunas de las tareas en dos minutos, completa el 1, el 2, el 3... y observa lo rápido y feliz que avanzas a los pendientes más prolongados, 4, 5 y 6.

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4. Agrupa tareas

En el campo de la educación, "agrupar" implica organizar temas y habilidades específicos y similares en unidades basadas en el tiempo para mejorar la adquisición y absorción del aprendizaje. Aquí aplico el término para abordar actividades similares juntas, lo que tiene ventajas como usar las mismas herramientas/aplicaciones para una serie de tareas relacionadas, tener el mínimo número de ventanas abiertas en tu pantalla al mismo tiempo y mantenerte en el mismo camino cognitivo durante un rato, cosa que ayuda a mejorar tu concentración.

Por ejemplo, en lugar de dedicar tiempo a un cliente a la vez, lo que hago es dedicar un bloque de tiempo a una función laboral para todos mis clientes al mismo tiempo. Las declaraciones trimestrales que preparo ahora las hago todas de una vez, mientras la plantilla está abierta en mi computadora. Hago tres o cuatro revisiones de empleados al mismo tiempo mientras mi mente está en "modo personal" para mantener mis pensamientos alineados y establecidos en un patrón.

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5. No te vayas a dormir ansioso

No, no es un error, no quise decir "enojado". En lugar de ese consejo que tus padres te dieron para tener un buen matrimonio, mi consejo sirve para tener un buen día. Para implementarlo hay que volver a tu lista de tareas pendientes. En algún momento del día (o, para muchos de nosotros, de la noche), simplemente tienes que dejar que la jornada termine. Tienes que aceptar que lograste todo lo que pudiste, que no eres un superhéroe capaz de tachar cada pendiente cada día.

Suspende la computadora, apaga la luz de la oficina y pon tu teléfono en silencio. No tienes que "dejarlo ir"; solo tienes que "dejar que sea". Salvo en caso de una emergencia real, casi no hay nada que no pueda esperar hasta mañana. Acostar a los niños en la cama es más importante que enviar un correo electrónico más.

Salvo en caso de una emergencia real, casi no hay nada que no pueda esperar hasta mañana. Acostar a los niños en la cama es más importante que enviar un correo electrónico más.

6. Experimenta con el bloqueo de tiempo y la caja de tiempo

Aunque similares pero diferentes, estas dos técnicas de gestión del tiempo están de moda — ¡probablemente para frenar la avalancha de personas que se quejan del poco tiempo que tienen! Como sea, el concepto básico es organizar tu horario en torno a qué tareas completar en un bloque y exactamente cuánto tiempo dedicar a cada bloque.

En mi empresa, esto no solo significa asignar la creación de contenido para el Cliente A, el Cliente B y el Cliente C durante 1.5 horas cada uno en orden consecutivo, sino también dividir mi semana en días designados para los diferentes equipos. Recientemente decidí dedicar los lunes y viernes a los deberes con el personal, y los martes y los jueves exclusivamente a mis clientes. No solo eso, sino que ahora programo sesiones individuales semanales de diez minutos con cada miembro del equipo en esos días "de inicio y fin", siempre a la misma hora con cada empleado, para una máxima consistencia y estructuración confiable.

En cierto modo, las estrategias anteriores se tratan de asignar tu tiempo y energía en bloques de manera que funcionen mejor para tu flujo de trabajo, obligaciones y estilo de vida. Por lo tanto, te animo a experimentar con distintas configuraciones. Puedes empezar estableciendo un temporizador para medir cuánto tiempo suelen tomar ciertas tareas, lo que te dará un punto de partida. Además, considera asignar tareas específicas a días concretos de la semana. A mí me está funcionando — ¡espero que te funcione a ti también!

Emily Reynolds Bergh

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