Cuatro cosas que debe saber antes de firmar el contrato de arrendamiento de su primera oficina Si comienza a sentirse un poco demasiado apretado en su oficina en casa, tal vez ahora sea el momento de comenzar a buscar su primer espacio de oficina comercial.

Por John Boitnott

Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.

Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales

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Si está pensando en dejar una oficina en casa abarrotada o en los ruidosos "encantos" de trabajar al aire libre en su cafetería local favorita, podría ser el momento de considerar alquilar el primer espacio de oficina de su nueva empresa.

Pero, ¿por dónde empiezas? Los alquileres de oficinas comerciales varían mucho de un lugar a otro. Los espacios de trabajo temporales son increíblemente útiles para muchas empresas nuevas en esa incómoda etapa "intermedia". Pero, una vez que supere esta solución temporal, deberá explorar la posibilidad de alquilar un espacio de oficina, asumiendo que las regulaciones comerciales y de salud locales incluso permitan una mudanza de este tipo en su área.

Esto puede parecer una perspectiva abrumadora. Cuando busque el primer espacio de oficina de su empresa, asegúrese de tener en cuenta estos puntos.

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1.Asegúrese de que realmente necesita y puede pagar una oficina.

A menudo, los emprendedores primerizos sobreestiman su potencial de ingresos durante el primer año. Cuando los clientes no llegan tan rápido como suponía, tendrá dificultades para pagar el alquiler. A su vez, eso conduce a malas decisiones comerciales motivadas por la necesidad de efectivo.

El presupuesto y el flujo de caja de su empresa se verán seriamente afectados por los pagos de alquiler en el espacio de oficinas comerciales. También deberá calcular los servicios públicos, el agua, la basura, el servicio de Internet y más de forma continua, así como los gastos iniciales para muebles y equipos.

Un consejo que los profesionales de las finanzas empresariales ofrecen con frecuencia es ahorrar un año completo de alquiler antes de firmar un contrato de arrendamiento. Esto le dará el ancho de banda mental y financiero para concentrarse en hacer crecer su empresa.

Si no puede manejar eso, considere otras opciones menos costosas (acuerdos de trabajo compartido, por ejemplo) hasta que esté en una mejor posición financiera.

Por último, considere cuidadosamente cualquier restricción local, estatal o federal sobre la operación comercial, la apertura de espacios de oficina al público y el distanciamiento social y otras regulaciones de salud. Los bienes raíces comerciales a menudo están disponibles con un gran descuento durante la crisis de salud en curso, pero es posible que los costos adicionales de cumplimiento superen esos ahorros.

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2. Sepa cuánto espacio necesitará tanto ahora como en el futuro cercano

Es fácil quedar deslumbrado por los espaciosos planos de planta abiertos, imaginando allí su bulliciosa y próspera empresa. Pero cada metro cuadrado adicional de espacio cuesta más en alquiler. Entonces, ¿cuánto espacio necesitarás realmente?

Como regla general, puede esperar necesitar entre 200 y 400 pies cuadrados para oficinas, y alrededor de 125 a 175 pies cuadrados por cubículo, si prefiere ese diseño. Para diseños de áreas abiertas, calcule aproximadamente de 100 a 125 pies cuadrados por persona. Asigne aproximadamente 100 pies cuadrados más diez pies cuadrados adicionales para cada persona que espera en un área de recepción.

Por último, piense detenidamente en su ubicación. Mucha gente se deja persuadir por las direcciones y ubicaciones exclusivas de la ciudad con sus comodidades y atractivo exterior. Sin embargo, gastará primas en el alquiler de esas direcciones.

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3. Sepa exactamente lo que está aceptando

Negociar un arrendamiento comercial por primera vez es una situación en la que vale la pena contratar los servicios de un profesional experimentado. Contratar a un abogado calificado en bienes raíces comerciales para que lo ayude a negociar el contrato de arrendamiento y aprobar el contrato de alquiler garantizará que obtenga el mejor trato posible y comprenda exactamente lo que está aceptando en su contrato de arrendamiento.

Es crucial ser específico con los términos del arrendamiento, más allá del tema del pago del alquiler. Por ejemplo, a menos que se encuentre en un área geográfica donde las temperaturas nunca bajen por debajo del punto de congelación, debe averiguar si usted o el propietario serán responsables de la remoción de nieve y hielo. Otros términos a considerar incluyen:

  • Seguridad : iluminación adecuada, puertas con cerradura, controles de seguridad sobre el acceso, guardia de seguridad fuera del horario de atención, cámaras en los puntos de acceso

  • Reparaciones : quién paga y realiza las reparaciones

  • Permisos de personalización : cambios cosméticos en el espacio de la oficina, incluida la pintura, el papel tapiz y los accesorios

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4. Piense detenidamente en el plazo y la terminación del contrato de arrendamiento.

La mayoría de los arrendamientos de oficinas comerciales duran entre dos y cinco años. A menudo, puede ahorrar dinero con un contrato de arrendamiento más largo. Sin embargo, si el espacio no es adecuado para usted en doce meses, tendrá que mudarse e incurrir en los gastos adicionales que eso implica. De lo contrario, puede ahorrar en alquiler y gastos de mudanza, y asegurar pagos de alquiler más bajos durante un período de tiempo más largo, al acordar un plazo de arrendamiento más largo.

Independientemente, asegúrese de comprender completamente la cláusula de terminación del contrato de arrendamiento y todas sus disposiciones. ¿Qué sucede si su negocio crece más rápido de lo que esperaba y necesita un espacio más grande antes de que finalice el plazo? ¿O qué sucede si necesita reducir inesperadamente? Averigüe en qué circunstancias puede rescindir el contrato de arrendamiento y cuánto le costará.

Encontrar espacio para crecer

Es probable que el primer contrato de arrendamiento de su oficina no sea el último. Utilice el proceso como una oportunidad de aprendizaje. Haga muchas preguntas y tómese su tiempo para tomar cada decisión a lo largo del camino. No permita que las tácticas de alta presión lo presionen para que firme un contrato de arrendamiento prematuramente. Idealmente, estará en este espacio durante al menos algunos años, por lo que vale la pena tomarse su tiempo y hacerlo bien para darle a su negocio el espacio que necesita para crecer .

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John Boitnott

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