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El correo electrónico es esencial para los ejecutivos

Los ejecutivos consideran que la información contenida en su buzón de correo es más valiosa que cualquier otro archivo empresarial.
El correo electrónico es esencial para los ejecutivos
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Kroll Ontrack ha realizado una encuesta a una muestra representativa de ejecutivos para determinar qué tipo de datos son los considerados como más esenciales en las empresas. Pese a que la mayoría de los profesionales emplean en la actualidad la libreta de direcciones, el 81% de los encuestados salvaría antes sus mensajes que sus contactos.

Cuando se trata de almacenar datos se exige a los directores de TI que tengan en cuenta tanto la prioridad como la importancia de éstos. A raíz de este estudio Kroll Ontrack ha compilado varios consejos fundamentales para los ejecutivos:

1. Gestione su buzón, no deje que él le gestione a usted. Manténgalo bajo control, realice reorganizaciones frecuentes de sus carpetas y archive regularmente los correos antiguos. Valore la importancia de cada correo electrónico y elimine los correos electrónicos que no necesita. De esta forma conseguirá minimizar el tamaño de su buzón de correo y el riesgo de pérdida de datos.

2. Esté preparado. Un plan de recuperación en caso de desastre perfilará la política y los procedimientos de la empresa para esos momentos en que todo va mal.

3. No almacene correos electrónicos a nivel local. Muchos ejecutivos guardan sus buzones de correo localmente, donde no se llevan a cabo copias de seguridad. El método de archivo más seguro es mover los objetos a una unidad central de la que se hace una copia de seguridad regularmente.

4. Pida consejo. Si borra de forma accidental un mensaje que no quería eliminar, es muy probable que el departamento de TI cuente con un procedimiento para recuperarlo rápidamente desde sus copias de seguridad. Si se trata de una cuestión más seria, manipular el ordenador puede limitar la cantidad de datos que puedan recuperarse.

"Nuestras estadísticas revelan que los correos electrónicos son los archivos más importantes para los ejecutivos", comenta Nicolás Green, responsable de Kroll Ontrack España. Independientemente del presupuesto con que se cuente en TI, las organizaciones sencillamente no pueden permitirse omitir la implementación de sistemas auxiliares para evitar pérdidas de datos graves. Educar a los empleados, contar con una planificación meticulosa y llevar a cabo un control riguroso del almacenamiento de correos electrónicos con copias de seguridad regulares es la única forma de proteger la información vital.

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