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Finanzas de negocios

Qué son y cómo controlar tus gastos variables

Controlar tus gastos que cambian mes con mes es clave para que tu presupuesto funcione. Aquí te decimos cómo lograrlo.
Qué son y cómo controlar tus gastos variables
Crédito: Depositphotos.com
Magazine Contributor
Co-founder and CEO, Fundera
6 min read

This story appears in the March 2019 issue of Entrepreneur Mexico. Subscribe »

Al crear un presupuesto para tu empresa estás planificando la cantidad de dinero que necesitarás para cubrir tus costos y derivado de esto también puedes fijar los precios, pero ¿cómo planear cuando algunos de estos cambian mes con mes? El problema con los costos variables es que son difíciles de predecir porque -como sugiere su nombre- rara vez son iguales. Lo mejor que puedes hacer es minimizar lo más que puedas la incertidumbre y armarte del conocimiento y herramientas para evitar que estos te descontrolen.

En un presupuesto tienes dos variables: costos fijos y costos variables. Los costos fijos no cambian en absoluto, y si lo hacen, tienen que ver con el contexto y circunstancias, y no están relacionados con la producción. Los ejemplos de costos fijos incluyen la renta de local, pagos de seguros, cualquier pago de un préstamo, suscripciones y salarios anuales. Son los mismos durante todo el año, lo que facilita que sean presupuestados.

Por el contrario, los costos variables cambian todos los días, y por lo tanto, todos los meses y todos los años. Normalmente pensamos en los costos variables de dos formas:

a) Costos de operación: Incluyen servicios públicos (agua y luz), gastos de uso de automóviles como gasolina, suministros de oficina y servicios profesionales cobrados por hora.

b) Costo de los bienes vendidos: A medida que aumenta el volumen de tu producción, los costos variables también aumentarán, ya que gastarás más en materias primas, comisiones por ventas y costos laborales directos.

¿Cómo afectan a mi presupuesto? De alguna manera, los gastos variables asociados a los bienes vendidos se controlan a sí mismos: si la producción disminuye, estos costos también se reducen.

Mientras, los costos variables de operación son más difíciles de planificar, aunque te puede servir tener una idea de cuándo van a subir o bajar. Por ejemplo, en regiones calurosas durante el verano, las facturas de electricidad tienden a dispararse a medida que los aires acondicionadores funcionan todo el día.

Haz un plan

¿Cómo puedo proteger mi presupuesto? Aquí seis maneras de hacer que los números funcionen cada mes.

1. Invierte en herramientas y prácticas que reduzcan los costos variables

En México, la Comisión Federal de Electricidad (CFE) trabaja con el Fideicomiso para el Ahorro de Energía Eléctrica para dar desde cursos de eficiencia energética hasta créditos a las empresas para acceder a tecnologías que les ayuden ahorrar en equipos de refrigeración comercial, aire acondicionado, iluminación, subestaciones, calentadores solares, etcétera.

Otro ejemplo es el uso de termostatos inteligentes o iluminación que funcione con sensores de movimiento, ambas representan un poco más de inversión inicial, pero eventualmente se amortizan ayudando a mantener sus costos bajos.

2. Calcula el gasto variable promedio

Otra forma de acercarse al comportamiento de los gastos variables es regresando y calculando cuánto se ha destinado a gastos variables en los últimos años. Aunque algunos meses pueden ser valores atípicos, si generalmente pagas la misma cantidad de costos cada año, es posible que después de todo no sean tan variables. Dicho esto, usa el monto promedio más alto en los últimos tres años como tu estimación base para lo que pagarás este año.

3. Considera un “colchón”

Ahora que tienes una estimación de cuánto crees que gastarás en el rubro variable, sigue adelante y agrega un colchón de 3 a 5% del total para responder a cuestiones como la inflación y otras anomalías.

4. Compara siempre tus gastos reales con tus estimaciones

Al final del año, regresa y compara lo que estimaste con lo que en realidad terminaste gastando. ¿Qué tan cerca o alejado estabas de la realidad? Si estuvo dentro de su área de protección, es probable que estés en camino de obtener un resultado similar el próximo año. De lo contrario, regresa a tus cálculos y ve en dónde debes destinar más dinero.

5. Crear una cuenta de ahorros específicamente para gastos variables

Si realizaste un presupuesto prudente y terminas con un poco más de dinero, fuera de tu colchón al final del año, deposítalo en una cuenta de ahorros para ayudar a lidiar con las altas de precios. Aún mejor, deposita los fondos en exceso al final de cada mes, así puedes crear un fondo de emergencia para invertir si marzo es más frío o si septiembre es más cálido de lo esperado.

6. Obtener una línea de crédito para emergencias

A veces los planes mejor trazados no funcionan y nadie está exento de equivocarse. En lugar de esperar a que las cosas se desmoronen, considera antes una línea de crédito empresarial como un plan de respaldo. Esta forma de financiamiento renovable es útil para las empresas pues tienen límites de crédito mayores y tasas de interés más bajas.

Los gastos variables son, por su propia naturaleza, difíciles de planificar. Eso no significa que no se pueda hacer un plan para tratar con ellos. Cúbrelos minimizando su impacto y asignándoles un poco más del presupuesto que podrían necesitar.

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