Productividad

Los beneficios de bloquear periodos de tiempo en tu calendario para las tareas más importantes

No confundas el hecho de estar ocupado con estar haciendo cosas que realmente importan.
Los beneficios de bloquear periodos de tiempo en tu calendario para las tareas más importantes
Crédito: AndreyPopov | Getty Images
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Todos hemos pasado por esto: ver tu calendario y darte cuenta de que tienes más cosas por hacer que horas en el día. Para sacarle el mayor provecho a tu agenda, necesitas bloquear tiempo para ciertas tareas. Esto evitará el estrés y la frustración que se genera por la falta de efectividad con la que has manejado tu tiempo anteriormente y te ayudará a mantenerte productivo. Bloquear tiempo puede salvarte el día.

En términos simples, el bloqueo de tiempo significa dedicarle un segmento de tu tiempo a una tarea específica. Esto te permite concentrarte sólo en eso, incrementando tu productividad. Kevin Kruse, autor de Los 15 secretos que la gente exitosa conoce sobre la administración del tiempo, califica esta técnica como algo mucho más efectivo que las listas de pendientes. Su investigación encontró que las personas más exitosas nunca hablan sobre sus listas de “pendientes” sino que discuten la forma en la que organizan sus calendarios.

También hay un beneficio psicológico de lo que se conoce como el efecto Zeigarnik, que básicamente afirma que “solemos recordar mejor lo que no hemos hecho que lo que sí, y las tareas pendientes nos pesan más”.

Según Kruse, “esto puede derivar en estrés e insomnio. Sin embargo, cuando todas nuestras tareas están acomodadas en una fecha, hora y duración específicas, dormimos profundamente sabiendo que habrá tiempo para hacer todo lo que se necesita hacer”.

Pero esto sólo es la punta del iceberg. Aquí te dejo más beneficios de bloquear tiempos en tu calendario.

Asignar tiempos específicos te ayuda a arrancar y te mantiene motivado

Empezar suele ser la parte más difícil de una tarea compleja o poco divertida. Afortunadamente, sólo necesitas un momento de motivación para dejar de desperdiciar tu tiempo. Ver que una tarea está asignada a cierto periodo de tiempo específico dentro de tu calendario te motiva, porque ya hiciste un compromiso contigo mismo que deja fuera la procastinación.

Si la tarea no era tan importante, ¿entonces para qué asignarle tiempo?

Concéntrate y termina de manera eficiente las tareas más importantes

Puede que al final del día te preguntes “¿Y qué hice el día de hoy?” Cuando no planeamos cómo pasar el día somos más vulnerables a las distracciones de cosas menos importantes.

Si planeamos por adelantado y bloqueamos el tiempo suficiente para las tareas importantes, tenemos una mejor noción y terminamos con nuestras prioridades.

Lo repetiré una y otra vez: ser multitasking no funciona, hay muchísimos estudios que demuestran que intentarlo sólo consigue que hagas menos cosas porque estás drenando las reservas de energía de tu cerebro.

Bloquear tiempos específicos en el calendario nos motiva a trabajar en una tarea específica. Esto no sólo evita que hagamos varias cosas a la vez, sino que nos permite enfocarnos en lo que estamos haciendo para terminarlo incluso más rápido.

Además, cuando te concentras en una sola tarea durante un periodo específico de tiempo, no estás yendo y viniendo entre diferentes cosas. Esto te hace más eficiente porque estás enfocando tu concentración de forma más inteligente.

Genera un balance más sano entre el trabajo y la vida personal

Mantener este balance en mi vida diaria es un reto, y esto seguro de que para ti también lo es. Pero lograrlo es fundamental para ser productivos y mantenernos motivados. Bloquear estos tiempos me permite agendar tiempo para mi, tiempo para reflexionar, recargar energía y mejorarme, tanto mental como físicamente. También me permite dejar ciertos periodos de tiempo libres para eventos inesperados como emergencias familiares o para terminar un proyecto que se llevó más tiempo del que planeado.

De esta forma puedo atender ese evento inesperado sin descuidar las tareas importantes que ya tenía asignadas.

Además, esta estrategia mejora nuestras relaciones interpersonales. Por ejemplo, reservar espacios para ver a mi familia y amigos me asegura que estoy pasando el suficiente tiempo con ellos. Y en el ámbito profesional, me da la oportunidad para hacer llamadas, responder correos o agendar reuniones.

Mejora tu salud mental y física

Nuestra salud se mejora con el ejercicio, la buena alimentación, el sueño suficiente y de calidad, menos estrés y descansos. Claro que eso es todo un reto cuando nos exigimos demasiado.

Esto no sólo aumenta nuestro nivel de estrés, también limita la cantidad de tiempo que tenemos en el día para cuidar nuestra salud. Por eso necesitas agendar momentos para hacer ejercicio, comer y dormir.

Agenda espacios para mantenerte mentalmente sano. Deja espacios par leer, para aprender algo nuevo o para practicar alguna habilidad.

Te ayuda a decir “no”

¿Te gusta complacer a la gente? Si sí, puede que seas de esas personas que dicen sí a todo. El problema es que esto termina abrumándote y lo que es peor, evita que hagas las cosas realmente importantes.

Si bloqueas tiempo, entonces puedes visualizar si tienes realmente espacio para decir que sí ante cualquier petición.

Empieza a bloquear tu tiempo

Si eres nuevo en esto, entonces lo primero que necesitas hacer es poner atención a los ciclos. Esto incluye saber cuándo estás en tu mejor momento creativo y también conocer las fuerzas externas.

Por ejemplo, si eres una persona madrugadora y trabajas mejor por la mañana, asigna tus tareas más importantes a esa hora. O, si ya sabes que los lunes son caóticos en tu oficina, entonces deja un espacio para que las distracciones que sabes van a existir no te interrumpan una actividad relevante.

También asegúrate de tener suficiente tiempo para que no vayas corriendo de un lugar a otro, y que no tengas que dejar las cosas incompletas para seguirte a otra actividad. Bloquea periodos de 30 minutos entre tareas en caso de necesitar un descanso.

Y elimina las distracciones apagando las notificaciones y asegurándote de que tu calendario es lo suficientemente flexible.

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